Cosa sono i progetti?

Secondo il Project Management Institute, un progetto è un'iniziativa temporanea con un inizio e una fine definiti. Pensa allo sviluppo di un nuovo sito web, ad esempio, o alla costruzione di una nuova casa da zero. 

Ogni progetto prevede una serie di compiti che fanno capo ad un unico obiettivo. Presentano dei vincoli, come il tempo, le persone e le risorse necessarie per completare il progetto. I progetti possono essere gestiti manualmente o tramite un software gestione progetti. 

In genere, un progetto si compone di cinque fasi: Avviamento, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Conclusione. Ogni fase contiene compiti specifici che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi del progetto.

L’ABC del project management

L’ABC del project management

Ecco i sei termini che ogni responsabile di progetto dovrebbe conoscere:

  1. Stakeholder (parti interessate): gli stakeholder sono individui, organizzazioni o gruppi che possono condizionare una decisione (un’attività o il risultato di un progetto), esserne influenzati o percepire di esserne influenzati. In altre parole: le parti interessate sono quelle che hanno un interesse per il risultato del tuo progetto. 
  2. Risorse: sono necessarie per svolgere i compiti del progetto. Possono essere immateriali (persone e tempo) o tangibili (attrezzature, materiali e finanze). Le risorse sono spesso definite durante la fase di pianificazione del progetto. 
  3. Risultati (deliverable): sono beni o servizi materiali o immateriali prodotti a seguito di un progetto. La definizione, il monitoraggio e la gestione dei risultati del progetto sono fondamentali per il successo del progetto stesso. 
  4. Dipendenze: le dipendenze sono le interrelazioni tra attività, che determinano l'ordine in cui devono essere eseguite. Ci sono quattro tipi di dipendenze dei compiti: Fine-Inizio, Inizio-Inizio, Fine-Fine e Inizio-Fine.  
  5. Timesheet: i tracciamento del tempo sono un metodo efficace per registrare e tracciare il tempo trascorso su un compito specifico o un’attività all'interno del progetto. I timesheet possono quindi essere utilizzati per il calcolo delle retribuzioni, per la fatturazione o l'ottimizzazione. 
  6. Il Triangolo di ferro (o “Triplice Vincolo”): il Triangolo di ferro della gestione di un progetto è la combinazione dei tre vincoli più rilevanti rispetto ai progetti: ambito, tempi e costi. Tutti e tre sono interdipendenti: nessuno può essere modificato senza condizionare uno degli altri (o entrambi). 
Cos'è il project management?

Cos'è il project management? 

In poche parole, il project management è l'arte di gestire uno o più progetti. Il dizionario Macmillan lo definisce così: il project management coinvolge la pianificazione e l'organizzazione del lavoro che comporta un progetto, compresa la decisione di quanto denaro, tempo e persone saranno necessari. 

Di solito chi fa tutto ciò è il project manager. In generale, la responsabilità di questa figura professionale è quella di combinare la strategia (pianificazione) con le operazioni (esecuzione) per portare a termine il progetto in modo adeguato. In primo luogo, è necessario pianificare i progressi di un progetto e decidere gli obiettivi strategici con le parti interessate. Successivamente si esegue il piano, gestendo le risorse (materiali, persone, etc.) e i vincoli (ambito, tempi e costi) lungo il percorso.

Nota importante: un project manager efficace esige una gestione risolutiva dei compiti. I progetti sono spesso suddivisi in parti più piccole e gestibili (compiti, attività o milestone). Poiché il successo del vostro progetto dipende in larga misura dal fatto che i compiti vengano portati a termine in modo tempestivo, spesso le attività vengono assegnate in ordine di priorità e pianificate secondo una determinata timeline. È importante rispettare i tempi ed eseguire i compiti in funzione delle dipendenze e delle priorità per assicurare che il progetto proceda secondo i termini previsti. 

I vantaggi di una gestione efficace del progetto

I vantaggi di una gestione efficace del progetto

Naturalmente, essere più efficaci nella gestione dei progetti comporta non pochi vantaggi: 

  1. Soddisfare le aspettative di tutte le parti interessate
  2. Fare ordine e chiarezza
  3. Mantenere una chiara focalizzazione sugli obiettivi
  4. Massimizzare le risorse
  5. Impostare una pianificazione di progetto realistica
  6. Assicurare il controllo qualità
  7. Gestire i rischi
  8. Mantenere una sorveglianza continua
  9. Ridurre la probabilità di fallimento
  10. Gestire il successo e il fallimento (e imparare!)

A sua volta, raggiungere questi obiettivi ti aiuterà enormemente a motivare il tuo team. Il che, inutile dirlo, porta ancora una volta a progetti migliori. Una situazione in cui vincono davvero tutti. 

La storia del project management

Tendiamo a pensare che il project management sia un concetto moderno; in realtà risale alla Grande Piramide di Giza (2580-2560 a.C.) o addirittura a Stonehenge (3100 a.C.). Si potrebbe inoltre sostenere che la caccia ai mammut fosse una sorta di project management — almeno nella misura in cui comportava un'attenta e deliberata pianificazione, programmazione ed esecuzione. 

Per vedere emergere le prime vere metodologie dobbiamo tornare indietro fino agli albori del XX secolo. Pensa ai Diagrammi di Gantt del 1917, elaborati da Henry Gantt e utilizzati per grandi progetti infrastrutturali come la Hoover Dam e l'Interstate Highway System negli Stati Uniti. Fino ad oggi, i diagrammi di Gantt rimangono un importante project management tool per molte piccole imprese. 

Tuttavia si fa generalmente risalire l’inizio della storia del project management agli anni ’50, con l'introduzione del Metodo del Percorso Critico (CPM) nel 1957, e della Tecnica di Valutazione e Revisione del Programma (PERT) nel 1958. Quest'ultima è stata utilizzata dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti per gestire il progetto Polaris. 

Nella seconda metà del XX secolo, le persone avrebbero contribuito a gestire i progetti utilizzando metodi personalizzati e processi autocostruiti. Questa situazione è cambiata, nel 1998, con l’accreditamento ANSI della guida PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute. Per di più, gli ultimi anni sono stati segnati da alcuni grandi cambiamenti nella pratica del project management: l'introduzione della norma ISO per la gestione dei progetti (IS21500) ne è solo un esempio.

Il più rilevante di tutti i cambiamenti, senz’ombra di dubbio, è stata l'ascesa del personal computer. I computer hanno portato la produttività e la comunicazione in primo piano, e con la crescita della tecnologia negli anni '90, anche Internet è diventato ampiamente disponibile. La diffusione di internet ha poi portato allo sviluppo di applicazioni di project management basate sul web, permettendoci di gestire un progetti online. 

E a mano a mano che venivano sviluppate opzioni controllate da computer e algoritmi complessi, i project manager iniziavano a poter terminare una mole maggiore di lavoro in meno tempo, facendo meno errori che mai. 

I principi chiave del project management

I principi chiave del project management

La gestione professionale del progetto richiede un approccio disciplinato. Anche se ogni progetto è diverso, ci sono una serie di principi fondamentali e principi universali di project management che puoi applicare per aumentare drasticamente le tue possibilità di successo.  

Secondo il rapporto 2018 del Project Management Institute, il 9,9% di ogni dollaro viene sprecato per le scarse performance del progetto

Prima e durante un progetto, fatti queste domande:

  1. Cosa deve essere fatto?  
  2. Quando deve essere fatto e in quale ordine?
  3. A che punto è il progetto?  

Le 5 fasi del project management

Come già menzionato in precedenza, i progetti si articolano generalmente in 5 fasi.

  • Avviamento
  • Pianificazione
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo
  • Conclusione

Ogni fase contiene compiti e attività specifiche da svolgere per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Avviamento del progetto

1. Avviamento del progetto

Nella prima fase di un progetto, il project manager valuta l'idea progettuale: fa parte del core business della vostra azienda? È fattibile? Sarà di beneficio per l'organizzazione? Se la risposta è tre volte sì, è possibile iniziare a definire l'ambito o i risultati desiderati del progetto e a identificare potenziali partner o stakeholder. Se il progetto richiede uno studio di fattibilità, è questo il momento per farlo. 

Alla fine della fase di avviamento si ottiene generalmente un piano di progetto chiaro, che deve essere approvato da tutte le parti. In questo modo si evitano incomprensioni e si possono gestire le aspettative durante l'intero sviluppo del progetto.

Pianificazione del progetto

2. Pianificazione del progetto

La fase di pianificazione è quella in cui si mette a punto la tabella di marcia per l'intero progetto. Questo include:

  • Definizione degli obiettivi SMART
  • Stima dei costi
  • Definizione dell'ambito di applicazione e dei risultati chiave

Il tuo piano di progetto (dalla fase 1) contiene informazioni sul reclutamento di risorse e su come farlo:

  • produrre risultati di qualità
  • gestire i rischi e le circostanze impreviste
  • comunicare all'interno del team e con gli stakeholder esterni. 

Idealmente, si dovrebbe anche prevedere una timeline chiara indicando il momento in cui è necessario fare ciascuna azione. Un ottimo modo per farlo è quello di creare delle “milestone”: obiettivi di alto livello con date di raggiungimento chiare. 

Esecuzione del progetto

3. Esecuzione del progetto

La fase di esecuzione del progetto è quella in cui il progetto diventa visibile al mondo esterno. Si inizia con una riunione di avvio del team, in cui ogni membro viene informato circa i propri compiti e sui dettagli del progetto. Questa fase riguarda la creazione di prodotti di qualità. In qualità di project manager, il tuo compito è quello di distribuire le risorse, mantenere i membri del tuo team concentrati sui loro compiti e garantire che tutto vada secondo il piano che hai stabilito. 

Monitoraggio e controllo del progetto

4. Monitoraggio e controllo del progetto

La quarta fase di un progetto si sovrappone spesso alla fase esecutiva. Per tutta la durata del progetto, seguirai da vicino lo stato di tutti i deliverable e programmerai riunioni regolari del team per assicurarti di rimanere in linea con quanto previsto. Sarà anche necessario non abbassare la guardia per evitare possibili scostamenti dagli obiettivi di progetto. 

Vuoi ridurre al massimo il numero di riunioni di aggiornamento? Il software gestione progetti basato sul cloud permette al tuo team di aggiornare lo stato delle attività in tempo reale. 

Conclusione del progetto

5. Conclusione del progetto

I progetti si definiscono chiusi o conclusi quando il prodotto finale viene ufficialmente consegnato e tutte le parti interessate ne sono state informate. Prima che questo accada, è necessario riunire il team e valutare:

  1. Cos’è andato bene?
  2. Cosa sarebbe potuto andare meglio?
  3. Quali azioni intendi intraprendere per garantire che i progetti futuri vadano meglio? 

Questo non solo aiuta a evitare di commettere due volte gli stessi errori, ma permette di costruire processi più forti e creare un team di progetto più efficiente.

I ruoli nel project management

I ruoli nel project management

Il project management è raramente gestibile da una sola persona. Ecco una lista dei ruoli principali di cui avrai bisogno: 

1. Project manager: la persona che guida il team e organizza il lavoro. Guida il progetto in ogni fase ed è responsabile della sua vendita agli stakeholder, della definizione dello scopo e della pianificazione.

2. Sponsor del progetto: uno sponsor è un individuo (spesso un manager) con responsabilità generale per il progetto. Lo sponsor è colui che ha avviato il progetto o che lo ha pensato per primo, e si preoccupa principalmente di garantire che il progetto produca i benefici e i risultati concordati. 

3. Consulente esterno: non è mai una cattiva idea coinvolgere persone esterne nel vostro progetto: offrono una nuova prospettiva e possono suggerire un approccio diverso quando si è bloccati..

4. Membro del team: specialisti ed esperti nel loro campo, i membri del team sono la forza motrice del successo di un progetto. Ogni membro del team sarà responsabile del completamento di una parte del progetto. 

5. Stakeholder (parti interessate): una persona o un gruppo che prende in qualche modo parte al progetto. Uno stakeholder potrebbe essere un gruppo o un'agenzia interna all'organizzazione, o il pubblico in generale per un progetto di lavori pubblici. Il project manager di solito comunica con le parti interessate per tutta la durata del progetto e cerca attivamente un feedback sui risultati e sulle prestazioni del progetto, continuando nel contempo a gestire le loro aspettative. 

6. Cliente: il più delle volte il cliente non fa parte dell'organizzazione che esegue un progetto, ma paga per il risultato finale. Poiché il cliente definisce il valore di un progetto, sia che questo ruolo sia assunto da un individuo che da un team o da un terzo, non deve mai essere preso alla leggera. Gli obiettivi di ogni progetto devono essere in linea con le aspettative e i desideri del cliente già prima di iniziare. 

Chi è un project manager?

Chi è un project manager? 

Come detto in precedenza, il project manager è alla guida del progetto in ogni sua fase. È responsabile della vendita del prodotto alle parti interessate, della definizione dello scopo e, infine, della pianificazione e della realizzazione del progetto. 

Il project manager determina quali compiti sono necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questa persona forma una squadra, si procura gli strumenti necessari e gerarchizza le attività in un programma chiaro. 

È anche responsabile della creazione del budget del progetto, della gestione dei rischi e del monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto per garantire che le persone lavorino senza ostacoli e nei tempi previsti. 

È importante notare che un project manager può guidare il team e fungere da leader di un progetto, ma non ne è il capo. Il project manager ha venduto l'idea di un progetto a uno sponsor o a uno stakeholder, e lo tiene informato sui progressi del progetto.

In generale i project manager sono persone ben organizzate, orientate agli obiettivi e appassionate. Lavorano bene sotto pressione, usano la loro capacità di leadership e sanno motivare i collaboratori. Oltre alle competenze interpersonali, la comunicazione è un altro prerequisito fondamentale. E questo ci porta dritti al punto successivo: 

Quali caratteristiche hanno in comune i project manager di successo?

Perché i progetti falliscono?

Ti è ormai chiaro che il project management è spesso una sfida, specialmente se devi destreggiarti tra più progetti allo stesso tempo. Ci sono molte ragioni per cui i progetti potrebbero andare a picco:

Cattiva comunicazione

1. Cattiva comunicazione

La scarsa comunicazione è il motivo principale per cui i progetti non hanno il risultato desiderato o semplicemente falliscono. È una situazione che può avere molte cause:

  • Barriere linguistiche
  • Tratti di personalità non complementari
  • Fattori relativi al luogo di lavoro
  • Canali non funzionanti

Anche le conseguenze di una comunicazione inadeguata sono molteplici: 

  • Aspettative diverse (e delusione)
  • Bassa autostima
  • Stress
  • Mancanza di visione d'insieme
  • Richieste dell'ultimo minuto
  • Lavoro affrettato
Inadempimento della pianificazione (pianificazione al fallimento)

2. Inadempimento della pianificazione (pianificazione al fallimento)

A volte la pianificazione è vista come un'attività di secondo livello, qualcosa che deve essere fatto ma che non aggiunge valore diretto. Tuttavia, se non riesci a definire con precisione l'ambito, le responsabilità e le tempistiche del tuo progetto, ti troverai  in seguito alle prese con gravi problemi. Ecco ciò che rischi senza un buon piano:

  • Mancanza di supporto al business
  • Mancanza di risorse e di tempo
  • Scadenze non rispettate
  • Membri del team o clienti arrabbiati
3. Problemi di tracciamento dei dettagli

3. Problemi di tracciamento dei dettagli

Quanto ti è rimasto del tuo budget? Chi è responsabile di una determinata cosa? Sei in grado di rispettare le tue scadenze? 

Tra gli spauracchi più imbarazzanti di qualsiasi riunione di aggiornamento sullo stato di un progetto troviamo i silenzi o il fatto di parlare del progetto sbagliato con il cliente sbagliato (speriamo che ciò non accada mai!). Non conoscere i dettagli non ispira affatto fiducia. Nel peggiore dei casi, potrebbe addirittura mandare all’aria l'intero progetto.

Utilizzo degli strumenti sbagliati

4. Utilizzo degli strumenti sbagliati

I project manager spesso si trovano a dover utilizzare più strumenti per tenere traccia di compiti, membri del team, risultati e stati. In molti casi però:

  • Il tuo software non è abbastanza flessibile per il progetto di cui ti occupi
  • Ti rallenta a causa della sua complessità

Pensa di dover mangiare una zuppa con una forchetta: il risultato sarebbe molto simile. 

Mancanza di monitoraggio e controllo

5. Mancanza di monitoraggio e controllo

Supponiamo che tu abbia iniziato a lavorare a un progetto e creato un programma a prova di bomba, ma poi non aggiorni mai la tua pianificazione. Non ci vorrà molto tempo prima che tu perda la visione d'insieme, perché:

  • Le scadenze sono cambiate
  • Le attività hanno cambiato posto
  • Le risorse sono state riassegnate 

Per garantire che tutto vada secondo i piani, è necessario eseguire controlli regolari e apportare le modifiche necessarie. Questo significa anche fare frequenti verifiche con il tuo team per vedere come poter evitare rallentamenti.  

6. Nessuna gestione dei rischi

Poiché ogni progetto è unico, l'imprevedibilità dovrebbe sempre essere presa in considerazione come fattore intrinseco. La qualificazione e la quantificazione di questo fattore, insieme all'anticipazione proattiva di ciò che potrebbe andare storto, e di come reagirai qualora ciò accada, prende il nome di “gestione del rischio”. E sì, rientra anche nei compiti del project manager. 

7. Modifiche del campo di applicazione (o “scope creep”)

Scenario classico: uno stakeholder del progetto richiede un “piccolo cambiamento” o una “piccola aggiunta” all’ambito del progetto. Talmente insignificante che non ci si aspetta che il budget o i tempi ne siano influenzati. Giusto? Sbagliato!

Ogni progetto è un attento bilanciamento del "triplice vincolo": ambito, tempi e costi. Sappiate che cambiare uno qualsiasi di questi fattori influenza anche uno degli altri (o entrambi): se l’ambito di applicazione cambia, le scadenze dovranno essere posticipate e il costo del vostro progetto aumenterà. 

7 passi per creare il piano di progetto perfetto

Ecco una checklist dei passi fondamentali che dovrai considerare quando inizierai il tuo prossimo progetto: 

Documentare l’ambito del progetto

1. Documentare l’ambito del progetto

È qui che inizia il divertimento. Il primo passo dovrebbe essere quello di riunirsi con tutte le parti interessate per discutere i bisogni, le aspettative e le linee guida del progetto. Questi includono:

  1. L'ambito
  2. Il budget
  3. La timeline

Documentate queste informazioni nel vostro piano di progetto per mettere tutti al corrente e ridurre la possibilità di costosi errori di comunicazione. 

SUGGERIMENTO: Assicurati di promettere meno di quello che consegnerai effettivamente. Guarda oltre quello che gli stakeholder dicono di aver bisogno, e cerca di identificare il beneficio sottostante che stanno perseguendo. Questi sono gli obiettivi che il tuo progetto dovrebbe raggiungere.

progetto in fasi

2. Suddividi il tuo progetto in fasi, milestone e compiti.

È quindi necessario determinare la tempistica del tuo progetto. Quali sono i primi compiti fondamentali con cui dovrai fare i conti e quale, invece, l'ultimo in assoluto? È possibile accorpare compiti minori correlati tra loro in milestone più grandi. Suddividere i progetti in azioni più piccole fa sì che il tuo team non si senta sopraffatto dal lavoro e rende più fluido lo sviluppo del progetto.

Stima le risorse di cui hai bisogno

3. Stima le risorse di cui hai bisogno

Di quante persone hai bisogno per il tuo progetto, e di quali risorse? Assicurati di elencarlo nel modo più realistico possibile, cercando di non fare stime per eccesso o per difetto, in grado di mettere a repentaglio le tempistiche e il budget del tuo progetto.

Metti insieme le tue risorse

4. Metti insieme le tue risorse

Ora che conosci le risorse di cui hai bisogno, è il momento di far salire a bordo le persone giuste. Assicurati che tutti abbiano gli strumenti giusti per il lavoro. Da qui inizia l'organizzazione vera e propria delle varie parti del progetto.

Collega i compiti tra loro

5. Collega i compiti tra loro

Prima di iniziare la pianificazione del progetto, è necessario definire quali attività dipendono da altre. In altre parole: quali compiti devono essere completati prima di poterne iniziare un altro? Ci sono quattro tipi di dipendenze:

  • Fine-Inizio: l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa iniziare. 
    Esempio: Prima di iniziare a costruire una strada (compito B), è necessario acquistare un terreno (compito A). 
     
  • Inizio-Inizio: l'attività A deve essere avviata prima che l'attività B possa iniziare.
    Esempio: Prima di iniziare a posare l'asfalto (compito B), è necessario iniziare a scavare la strada (compito A). 
     
  • Fine-Fine: l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa essere completata. 
    Esempio: Prima di poter dipingere i segnali stradali (compito B), è necessario stendere l'asfalto (compito A).
     
  • Inizio-Fine: l'attività A deve essere avviata prima che l'attività B possa essere completata.​​​​​​​
    Esempio: Prima di poter dipingere i segnali stradali (compito B), è necessario iniziare a scavare la strada (compito A). 
Fai una tabella di marcia

6. Fai una tabella di marcia

Accorpa tutte le informazioni raccolte ai punti 2 e 5 e inizia a raggruppare le attività lungo una timeline. Utilizza tutti i compiti e le milestone per ogni fase del progetto e allineali in una pianificazione chiara. Assicurati di fissare scadenze fisse per le milestone e per i deliverable.

CONSIGLIO: Se tutto è importante, allora niente è importante. La definizione delle priorità è la chiave del successo in questa fase del progetto. Se hai problemi a farlo, inizia a classificare le attività in base alla loro urgenza e alla loro importanza utilizzando la matrice di Eisenhower.

Registra tutto, ma proprio tutto

7. Registra tutto, ma proprio tutto

L'importanza di documentare tutti i dettagli non può essere sopravvalutata. Ogni membro del team di progetto dovrebbe essere in grado di controllare in ogni momento lo stato di ogni compito, milestone o consegna di cui è responsabile. Non dimenticare di registrare il tempo. In questo modo, avrai una migliore stima delle scadenze e dei budget quando ti troverai ad affrontare progetti simili in futuro.

Crea il tuo piano di progetto personale

CONSIGLIO: Sei ancora agli inizi? Avvia il tuo primo piano di progetto utilizzando questo modello: 

Come creare un piano di progetto impeccabile (modello gratuito)

Non sottovalutare la pianificazione del progetto, ma non averne paura: si tratta di prendere la teoria e di plasmarla su una linea temporale realistica. Sia che tu sia un avido project manager per natura o che lo sia diventato cammin facendo, il framewosrk qui sopra funziona per tutti i tipi di project manager o verticali.

Metodologie di project management

Nel corso degli anni, le persone hanno escogitato e collaudato vari modi per portare a termine la gestione di un progetto. Qui ci troverai quelli più comuni, in ordine di apparizione:

Waterfall

Waterfall

La metodologia Waterfall è una metodologia sequenziale. Ciò significa che ogni fase (o compito) di un progetto segue quella precedente senza soluzione di continuità. In primo luogo si definiscono i requisiti di un progetto, poi si mette insieme il progetto, si costruisce la soluzione, la si testa e la si implementa, quindi si passa ad una fase di manutenzione. Non ci sono sovrapposizioni. 

Va bene per: progetti con requisiti chiari o cambiamenti poco attesi (scope creep)

Da evitare se: non sai davvero dove andrà a parare il progetto, e se i requisiti non sono molto chiari in anticipo. 

 

Agile

Agile

La metodologia Agile ti aiuta ad essere flessibile e ad adattarti a esigenze in continuo cambiamento. Si tratta di un lavoro iterativo in brevi e sostenibili slanci di attività, denominati “sprint”. Il lavoro è temporizzato: il team cerca di fare il più possibile in un dato lasso di tempo prima di passare alla fase successiva del progetto. 

Va bene per: progetti in cui si desidera ottenere traguardi rapidi e costruire in modo iterativo.

Da evitare se: lavori in un ambiente tradizionale o sei alle prese con grandi progetti (in quanto diventa più difficile stimare il tempo necessario con l'approccio Agile).

Scrum

Scrum

La metodologia Scrum si basa sull'approccio Agile, ma punta all'eliminazione della complessità dall’attività di project management. I compiti possono sovrapporsi e si mette in conto che ci saranno modifiche durante il processo. Il metodo Scrum è fondamentalmente una sequenza di sprint. Prima di ogni sprint, verificherai se sono cambiate le richieste degli stakeholder. 

Va bene per: progetti di miglioramento iterativi, ad esempio sviluppo del prodotto.

Da evitare se: non sono ammesse modifiche dei requisiti o se la tua organizzazione non è disposta ad adattarsi e a impegnarsi pienamente in questa metodologia.

 

Naturalmente queste tre metodologie di project management sono solo la punta dell'iceberg. Ci sono molte altre opzioni da esplorare.

Software di project management

Fortunatamente ne è passato di tempo dalla pianificazione ad hoc o addirittura dall’elaborazione manuale di programmi di progetto. La nascita di internet ha portato gradualmente allo sviluppo di numerose risorse utili: oggi ci troviamo di fronte ad una vasta project management tool che ci vengono in aiuto per alleviare il nostro carico di lavoro. 

Ma perché questi strumenti sono così utili? Quali vantaggi offrono rispetto alle modalità più tradizionali di gestione dei progetti?

I vantaggi del software di project management

I vantaggi del software di project management

I principali vantaggi dell'utilizzo di un software gestione progetti includono: 

  1. Un approccio standardizzato alla gestione dei progetti
  2. Decisioni più informate 
  3. Assegnazione ottimale delle risorse
  4. Miglioramento della gestione dei compiti e della visibilità
  5. Gestione del rischio, previsione e budgeting migliori
  6. Risparmio di tempo e denaro 
  7. Collaborazione efficiente del team
  8. Miglioramento della soddisfazione del cliente 

Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano a centralizzare le informazioni, a tenere traccia delle attività pianificate, a comprendere il carico di lavoro e ad adattarsi senza perdere di vista la concentrazione. Tra tutte le caratteristiche che offrono, di quali hai veramente bisogno?

 8 Caratteristiche essenziali del software di project management

► Pianificazione

La funzione di pianificazione è il cardine del tuo software gestione progetti. Il software deve aiutarti a tenere traccia delle attività e delle scadenze programmate. Un calendario condiviso può rivelarsi un grande vantaggio, proprio come le notifiche automatiche quando le scadenze si avvicinano. 

Strumenti più sofisticati consentono di distribuire compiti e responsabilità a specifici membri del team, tenendo conto anche della distribuzione del carico di lavoro e dei tempi.

► Gestione dei compiti

La gestione delle attività è una caratteristica di base della maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti. Un buon task manager permette di suddividere i progetti in milestone e compiti, che possono essere collegati a scadenze e budget. Strumenti più avanzati includono anche il “Percorso Critico”: l'ordine in cui i compiti devono essere completati per far avanzare il progetto.

► Collaborazione e comunicazione

La chiave del successo dei progetti risiede in una comunicazione rapida. Strumenti ben progettati fungono da hub centrali per i dati fondamentali e le informazioni dettagliate sul progetto. 

Alcuni facilitano anche la condivisione delle informazioni con i clienti. Questo può essere un modo semplice per offrire al cliente trasparenza sullo stato di avanzamento del progetto, senza perdere tempo nella pianificazione di riunioni ricorrenti. 

 

► Segnalazione

Rapporti e statistiche sono un ottimo modo per avere una visione d'insieme di progetti precedenti o in corso. Per quale motivo hai sforato il budget? Perché non hai rispettato una scadenza? Queste informazioni ti aiuteranno ad apprendere e a migliorare i tuoi metodi di lavoro.

► Budget e gestione delle risorse

I migliori strumenti offrono caratteristiche specifiche di gestione delle risorse. Grazie alle informazioni sulle sale riunioni prenotate, sulle risorse pianificate e utilizzate e sui relativi costi, il software ti permette di rispettare il tuo budget, evitare doppie prenotazioni e non restare a corto di risorse. 

► Timesheet

Si tratta spesso di versioni leggere degli strumenti gestione progetti online. Un'applicazione mobile offre accesso remoto ai membri del team in trasferta o alle persone sul campo. In questo modo, sarai in grado di aggiornare attività o milestone al volo, tracciare e creare fatture basate sulle ore di lavoro e mantenere il vostro team aggiornato indipendentemente da dove ti trovi. 

► Integrazioni

Often lightweight versions of online project management tools, a mobile app offers remote access to travelling team members or people in the field. This way, you’ll be able to update tasks or milestones on the fly, track and create invoices based on hours worked and keep your team updated regardless of where you are. 

► Integrations

Tu e il tuo team utilizzate altri strumenti oltre al software gestione progetti, dalle e-mail e calendari personali alle applicazioni CRM. Essere in grado di collegarli con il software di project management offre maggiore trasparenza, rendendo le informazioni facilmente disponibili ed evitando i silos di dati. 

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