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6 consigli per creare una fattura infallibile

A tutti piace essere pagati in tempo. Come imprenditore o piccola impresa, hai bisogno di un cash flow positivo, senza il quale il tuo business non ha possibilità di sopravvivenza.

Il processo di fatturazione può essere noioso e scomodo, ma usando le strategie puoi accrescere le opportunità di essere pagato più in fretta. Inoltre, sarai in grado di fornire un’esperienza migliore al tuo team E ai tuoi clienti. Usa questi template di fatture come solida base per il tuo successo.

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1. Manda la tua fattura subito e sii il più chiaro possibile

Hai convinto un tuo cliente a comprare un tuo prodotto o servizio? Se mandi una fattura in ritardo, stai dando un chiaro messaggio al tuo cliente: non sei particolarmente interessato a quando verrai pagato.   

In conclusione: emetti la fattura non appena il prodotto viene consegnato, il servizio viene fornito o quando viene firmato il contratto, e non aspettare il giorno dopo.

Prima di premere invio, controlla che la tua fattura rispetti tutti questi requisiti:

  • E’ facile da leggere?
  • Include tutte le informazioni necessarie? (quantità, prezzo unitario, subtotale, IVA, totale)
  • Specifica chiaramente i termini e le modalità di pagamento?
  • Include tutti le altre condizioni e policy rilevanti? (termini per il rimborso, penale sui ritardi di pagamento)
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2. Inserisci termini di pagamento brevi

Piu’ brevi sono i termini di pagamento, meglio e’. Ad esempio 30 o 15 giorni. Dare ai clienti una scadenza a breve termine li renderà piu’ inclini a pagare entro i termini stabiliti. A sua volta, incassare piu’ velocemente ti permetterà di mantenere un cash flow positivo.

E’ importante essere proattivi quando si avvicina una scadenza di pagamento. La tecnologia in questo puo’ aiutarti: una settimana o qualche giorno prima della scadenza di una fattura, imposta l’invio di un’email automatica di reminder al cliente. Questo ti aiuterà ad evitare che il cliente inventi scuse di fronte al ritardo nel pagamento. Nel caso in cui un cliente non paghi entri i termini stabiliti, agisci subito. Inoltre, non dimenticare di indicare piu’ di un metodo di pagamento, e assicurati di inserire sempre le tue coordinate bancarie e il tuo indirizzo.

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3. Numera sempre le tue fatture

Spesso piccoli dettagli come la numerazione delle fatture vengono trascurati, ma essi possono giocare un ruolo fondamentale. Ad esempio, ti fanno apparire molto più professionale. Ma la questione è anche pratica: la numerazione delle fatture ti aiuta a tenere traccia dei clienti e dei pagamenti a fini fiscali, cosa fondamentale durante i periodi più pieni e stressanti come, ad esempio, la fine dell’anno. Se i numeri delle tue fatture si sovrappongono, sarà difficile tenerne traccia. E noi non vogliamo che qualcosa vada storto, vero?

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4. Offri pagamenti online

Molti clienti gestiscono tutto dal web, inclusi i pagamenti. Offrendo anche questa opzione, è possibile ridurre significativamente i tempi di ricezione dei pagamenti. Offri la possibilità di effeuare scambi online con MasterCard, Visa, American express, imposta un account PayPal oppure scegli il metodo di pagamento che i tuoi clienti preferiscono.

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5. Automatizza le tue fatture

Una delle strategie più efficienti di fatturazione è quando il processo di creazione, invio e tracciamento non richiede molto tempo. Oggi non ha più senso mandare le fatture manualemente: gli strumenti Cloud hanno reso il processo di fatturazione estremamente semplice (Leggi: tutti possono farlo). Inoltre, per i clienti che acquistano regolarmente, o in periodi prestabiliti, è addirittura possibile programmare fatture ricorrenti.

Un altro vantaggio della fatturazione automatica: puoi connettere le fatture al tuo software di contabilità, come Exact Online, Yuki, Octopus, WinBooks o Billit in modo da registrarle automaticamente. In questo modo è possibile evitare la compilazione manuale dei dati, risparmiare tempo ed evitare errori.

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6. Aggiungi un tocco personale alle tue fatture

Assicurati che i clienti riconoscano immediatamente le tue fatture. Aggiungi il tuo logo, il tuo stile e i tuoi colori per creare una fattura professionale che sia facile da riconoscere. Usa anche un messaggio personale ed unico affinchè le tue fatture assumano il tuo “tono di voce”, come ad esempio: “E’ un piacere a fare business con te”, “Spero tu abbia gradito i prodotti”, ecc. Ancora, sono i dettagli a fare la differenza

Parti con il piede giusto con i clienti e utilizza questi modelli come una solida base per il successo:

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A seguito del download del modello di fattura, l’utente accetta che:
TEAMLEADER non garantisce che il template sia conforme al regolamento o ai requisiti applicabili a qualsiasi livello legale. Le informazioni, in sostanza, vengono fornite senza alcuna pretesa di esaustività e di completezza; pur verificando in buona fede l’accuratezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nel Sito, il Titolare declina ogni responsabilità in merito agli eventuali danni diretti o indiretti derivanti dal mancato aggiornamento dei contenuti o da possibili errori, omissioni o imprecisioni. Pertanto, TEAMLEADER non può essere ritenuto responsabile a seguito di eventuali modifiche relative a leggi e / o regolamenti. L’utilizzo del modello avviene a proprio esclusivo rischio, e allo stesso tempo l’utente dovrà aver cura di verificare se il modello necessiti di essere completato sulla base della normativa nazionale vigente (come, ma non limitato a, esenzione e/o trasferimento di IVA e/o condizioni settoriali specifiche).

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