Fattura - Cos'è una fattura e come emetterla

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Creazione di una fattura: passo dopo passo

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Una fattura rappresenta senza alcun dubbio il documento più importante per la tua azienda. Da un lato, può servire come prova della fornitura di un dato servizio o un prodotto, dall'altro lato assicura l’erogazione di un pagamento (benché di per sé non sia in grado di offrire alcuna garanzia a questo proposito).

Sapevi che 1 fattura su 10 viene pagata in ritardo? Oppure che le imprese perdono il 2,6% delle entrate annue totali solo per le fatture non pagate?

Questo, a sua volta, può causare gravi problemi finanziari. Perché i soldi che la tua azienda non riceve tempestivamente sono soldi che ovviamente non puoi spendere (né investire).

Abbiamo perciò deciso di creare questa guida pratica, sperando che possa aiutarti a capire esattamente cos’è una fattura e a redigere le tue a regola d’arte.

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un elenco dei beni o servizi forniti e dei relativi prezzi. Questo documento obbliga l'acquirente a pagare e serve quindi come richiesta di pagamento (riporta la quantità di denaro che il cliente deve corrispondere a un'azienda per i beni o servizi forniti). Per essere giuridicamente valida, una fattura deve soddisfare determinati requisiti, come si può leggere al punto “Contenuto di una fattura”.

In breve, una fattura è una conferma scritta del contratto tra un fornitore e un acquirente, con l'indicazione dei beni o servizi acquistati e del loro prezzo.

La fatturazione, a sua volta, è un termine collettivo che indica il processo di creazione e invio delle fatture per il lavoro che hai svolto. Per le aziende, questo comporta sia le fatture in uscita (fatture inviate ai clienti) sia le fatture in entrata (fatture ricevute dai fornitori).

Ai fini dell'IVA è richiesta una fattura ai sensi delle norme UE:

nella maggior parte delle operazioni Business-to-Business (B2B)
in determinate* transazioni Business-to-Consumer (B2C)

*Le aziende devono emettere una fattura quando cedono i beni a un soggetto non passivo (generalmente un privato) in caso di vendita a distanza quando questo è soggetto passivo in un altro Stato membro dell'UE (fonte: articolo 33, direttiva IVA).

Perché le fatture sono importanti?

Le fatture sono importanti:

Per il tuo sistema contabile, in quanto ti aiutano a tracciare le tue transazioni di vendita
Per il tuo processo di vendita, poiché indicano quanti soldi guadagni.
Ai fini legali, in quanto servono come prova di un accordo con il cliente. Una fattura invita anche il debitore a pagare.
Perché rappresentano documenti giustificativi importanti in caso di problemi di pagamento, ad esempio fatture scadute o mancanti. È possibile intraprendere azioni formali come solleciti di pagamento via e-mail o ricorrendo a terzi per il recupero del credito.
Ai fini fiscali, per aiutarti a redigere la tua dichiarazione IVA e per esercitare il diritto alla detrazione dell'IVA.

Scopi di una fattura

1. Farti pagare per il tuo lavoro
Per ogni fattura che invii riceverai del denaro: ciò contribuisce a mantenere la tua attività in salute.

2. Conoscere nei minimi dettagli le tue entrate e le tue uscite
Tieni traccia delle tue fatture in entrata e in uscita in un unico sistema per sapere esattamente quanto guadagni e spendi. Peraltro, questo ti semplificherà drasticamente la dichiarazione dei redditi.

3. Offre trasparenza sui prodotti e servizi a pagamento
Una fattura fornisce una panoramica chiara dei tuoi servizi e prodotti, consentendo ai tuoi clienti di sapere esattamente per cosa pagano. In questo modo si risparmia tempo e si evitano malintesi.

4. È uno strumento di branding per la tua azienda
Una fattura è il modo perfetto per costruire l'immagine della tua azienda. Nel documento puoi aggiungere il tuo logo, informazioni commerciali e un link ai tuoi social media.

Contenuto di una fattura

Componenti

In generale, una fattura è composta da tre sezioni:

Intestazione della fattura
Linee di fatturazione
Riepilogo della fattura

L'intestazione contiene elementi necessari come il tuo indirizzo. Le righe della fattura contengono i beni e/o servizi da te forniti, compreso il loro prezzo. Il riepilogo della fattura contempla:

L'importo netto (IVA esclusa)
L'aliquota e l'importo dell'IVA
L'importo totale
Le condizioni di pagamento
Le opzioni di pagamento

Elementi obbligatori di una fattura

Le fatture possono essere redatte in diversi modi. Tuttavia, per essere giuridicamente valida, ogni fattura deve contenere una serie di elementi:

La parola fattura deve essere menzionata in alto in modo chiaro.
La data e un numero di serie: utilizza un numero diverso per ogni fattura.
L'indirizzo completo di entrambe le parti
I dati di pagamento: numero di conto corrente bancario o indirizzo PayPal
Il tuo numero di partita IVA (o equivalente)
La data di consegna
Una descrizione della natura e della quantità di prodotti e/o servizi in modo che i tuoi clienti sappiano esattamente per cosa pagano:
1. I diversi componenti di un progetto o prodotto e il prezzo unitario per ogni componente
2. La tua tariffa oraria e il tempo dedicato a ciascuna fase o parte di un progetto
L'aliquota e l'importo dell'IVA
L'importo dovuto al netto dell'IVA

Termini e condizioni

Molte aziende scelgono di indicare i propri termini e condizioni sul retro delle fatture. Non si tratta di un obbligo legale. Nella maggior parte dei casi, infatti, allegare i termini e le condizioni di vendita generali alla fattura può rivelarsi motivo di diverbio: gli utenti finali e i clienti professionisti possono pur sempre dire che avrebbero dovuto poter consultare anticipatamente tali termini e che, di conseguenza, non risultano applicabili.

Per questo motivo è necessario indicare sempre le condizioni di acquisto all’interno del preventivo (prima della consegna o dell’erogazione del prodotto/servizio). Per le transazioni B2B puoi semplicemente fare riferimento ai termini e alle condizioni del tuo sito web. Per le transazioni B2C, invece, è necessario aggiungere i termini e le condizioni al preventivo.

Nota: riportare i tuoi termini e condizioni di vendita sulla fattura non è mai una cattiva idea: assicurati però che il contenuto corrisponda ai termini e alle condizioni del preventivo iniziale. In questo modo sarà più facile evitare scontri o disaccordi sulle condizioni applicabili a una determinata operazione.

Per redigere la fattura perfetta non serve reinventare la ruota. Assicurati che la fattura contenga tutti i dettagli necessari e utilizza questo modello fattura.

Diversi tipi di fatture

► Fattura standard

Un formato di base per una fattura che include tutte le informazioni essenziali e può essere utilizzato per diverse transazioni commerciali in diversi settori.

Utilizzo: molto comune

► Fattura commerciale

Fattura speciale concepita per il commercio estero, come la spedizione di merci da un paese all'altro. Contiene i dati di contatto del venditore e dell'acquirente, gli articoli venduti, il costo degli articoli e le tasse da pagare. Ha anche attributi speciali come il numero di identificazione del vettore, il paese di origine, un codice armonizzato per ogni articolo e una dichiarazione di autenticità della fattura.

Utilizzo: meno comune, per la dichiarazione doganale quando un prodotto attraversa le frontiere internazionali.

► Fattura progressiva

Fattura inviata di volta in volta a titolo di importo da corrispondere per servizi parziali in caso di grandi progetti (Una ragione? L'azienda deve pagare i collaboratori in corso d’opera).

Impiego: comunemente usata nell'industria edile per lavori che si estendono su un lungo periodo e sono anche molto costosi (es. la costruzione di una casa).

► Timesheet

Speciale tipo di fattura preferita dai professionisti che erogano servizi, il cui compenso è calcolato in base al tempo di realizzazione dell’incarico (di norma in fattura appare il monte ore al posto del prodotto).

Utilizzo: per società orientate ai servizi (società di consulenza) che offrono servizi in base al tempo

► Fattura ricorrente

Si tratta di fatture a tasso fisso che di solito vengono consegnate alla fine di ogni mese.

Utilizzo: tipicamente utilizzato nel settore del noleggio (ad es. per utensili, spazio)

► Fattura proforma , preventivo o stima dei costi

Documento che dà un'idea all'acquirente del costo dei prodotti e dei servizi e può essere utilizzato dal venditore come impegno a consegnare determinati beni o servizi al prezzo stimato. Può anche indicare un anticipo rispetto all'importo stimato del progetto.

► Fatturazione basata sul valore

Fatturazione basata sui servizi forniti al cliente e sul valore di tali servizi. L'importo della fattura dipende dalla quantità di lavoro consegnato al cliente piuttosto che dal tempo necessario per portare a termine un progetto.

Uso: quando il valore di un servizio o di un prodotto può essere determinato in anticipo

► Fatturazione a offerta fissa

La fatturazione più adatta per progetti con requisiti ben definiti, che indica un prezzo fisso per un determinato progetto.

Utilizzo: piccole imprese o servizi di libera professione

► Fatturazione in base al tempo

Fatturazione basata su una tariffa oraria e sul monte ore dedicato a un progetto. La regola d'oro della fatturazione in base al tempo è evitare di sottostimare il costo dei tuoi servizi.

Utilizzo: lavori creativi in cui non si è sicuri del tempo globale necessario per completare un progetto.

Creazione di una fattura: passo dopo passo

Utilizzi un software di fatturazione? Allora avrai probabilmente la possibilità di partire da un modello esistente. Questo ti farà sicuramente risparmiare tempo nella stesura della tua prima fattura.

Se non usi ancora alcun software, puoi confezionare le tue fatture con Word o Excel, anche se richiederà più tempo e fatica. Ricordati di seguire lo stato dei pagamenti o di inviare solleciti in caso di clienti ritardatari. Per trovare il tuo stile personale, dai un occhiata a https://templates.office.com/en-us/Invoices e lasciati ispirare.

Creazione di fatture in Word o Excel

Aprire Word o Excel e selezionare "Nuovo file" ("File" → "Nuovo").

È possibile ricominciare da zero e scegliere il proprio layout, oppure selezionare uno dei modelli predefiniti, ad esempio "Fattura" o "Fattura commerciale".

Inserisci i dati della tua azienda e i prodotti o servizi che fornisci.
Inserire i dati del cliente, il numero di fattura, la data ed eventualmente un oggetto.

Assicurati di non dimenticare le voci previste dalla legge in materia di fatturazione!

Aggiungi i totali e controlla gli importi.
Salva il file, invialo al cliente e archivialo nel software di contabilità (se ne hai uno).

Il vantaggio di Excel è la possibilità di usare le formule per calcolare i totali o l'IVA dovuta. Se utilizzi sempre lo stesso modello, non dovrai ricalcolare ogni volta questi importi.

Una volta emessa la fattura, potrai stamparla e inviarla per posta o per e-mail.

Fatturazione online

Perché la fatturazione online? Ogni anno in tutto il mondo circolano milioni di fatture. Ciò significa che vengono abbattuti migliaia di alberi e consumate tonnellate di carta; per non parlare di quella usata per le buste. L'aspetto ecologico dovrebbe essere sufficiente a farti riflettere. Ma ci sono altri vantaggi che un software di fatturazione online può offrirti:

Riduce le mansioni di amministrazione
Sei pagato più velocemente
Risparmi denaro (niente più carta, buste, francobolli)
Le fatture sono disponibili ovunque e in qualsiasi momento.
È possibile tracciare più facilmente le fatture (e non si perde più nulla)
Il tuo cliente può pagare subito online

“L'Italia è il primo Stato membro dell'UE a introdurre l'obbligo di fatturazione elettronica B2B. Ad essa dovrebbero presto seguire altri paesi come la Spagna, la Grecia e la Francia”

Tieni presente che i consumatori attualmente possono continuare a rifiutare la fatturazione elettronica. Il costo della fattura cartacea non dovrebbe ripercuotersi sul cliente (in altre parole le imprese non sono autorizzate ad aumentare il prezzo di prodotti o servizi perché il cliente ha rifiutato una fattura elettronica). Si potrebbe, tuttavia, offrire uno sconto speciale ai clienti che scelgono la fatturazione elettronica.

Se hai deciso di adottare la fatturazione elettronica, sorge spontanea una domanda importante: perché scegliere uno strumento di fatturazione online piuttosto che strumenti collaudati come Word ed Excel? Proviamo a rispondere: dato che Word ed Excel non sono stati progettati come strumenti di fatturazione, presentano aspetti negativi che scoprirai ben presto:

Controllo delle fatture e dei solleciti di pagamento
Il lavoro manuale che comporta la stesura di ciascuna fattura

Che ne sarà dei modelli da te creati in Word o Excel? Il software di fatturazione consente di importarli in pochi clic.

Esempio di fattura

Stai cercando dei buoni esempi di fattura? https://www.teamleadercrm.it/modello-fattura te ne propone alcuni che potrai usare subito!

Domande frequenti sulla fatturazione

Quando è richiesta la fatturazione?

Tutti i soggetti passivi che operano nell'UE sono soggetti alle norme di fatturazione dell’UE (articoli 217-240 della direttiva IVA) e, in alcuni settori, alle norme nazionali stabilite dal singolo paese. Ti raccomandiamo di verificare con le autorità locali se nel tuo paese si applicano più severe. Detto questo, le fatture sono per lo più obbligatorie se si vendono beni a soggetti passivi (lavoratori autonomi, imprese o istituzioni governative). Anche alcune transazioni B2C (Business-to-consumer) richiedono una fattura.

Il momento di invio delle tue fatture dipende principalmente dal cliente e dal tipo di lavoro che svolgi. Nella maggior parte dei casi le fatture sono inviate dopo aver evaso gli ordini o portato a termine le attività pattuite. Se stai lavorando a un grande progetto, puoi scegliere di inviare fatture progressive per il lavoro svolto di volta in volta. E se la tua attività prevede un abbonamento periodico, invierai fatture ricorrenti a intervalli regolari.

A cosa vado incontro se la fattura non è legalmente valida?

Per richiedere il rimborso dell'IVA è necessaria una fattura IVA valida. Tuttavia l’Amministrazione finanziaria deve andare oltre le mere parole ed esaminare le altre informazioni ad essa fornite. Pertanto il Fisco non può denegare il rimborso dell’Iva per mancanza in fattura di uno o più gli elementi previsti dalla legge.

Qualora ti dimenticassi di menzionare uno degli elementi obbligatori di una fattura, potresti incorrere in una sanzione amministrativa, variabile a seconda del paese di residenza. Ma non preoccuparti eccessivamente: gli errori di fatturazione sono cose che capitano e la maggior parte dei clienti è consapevole della necessità di correggerli ‒ a condizione che non diventi troppo complicato e non si verifichi troppo spesso. In entrambi i casi conviene sicuramente ricontrollare le fatture prima di spedirle!

Qual è la differenza tra una fattura commerciale e una fattura proforma?

Ti capita di lavorare per clienti internazionali? Allora è probabile che tu abbia già sentito parlare di una fattura proforma. Le fatture proforma possono essere obbligatorie per le transazioni internazionali (a seconda del paese di importazione). Una fattura pro forma assomiglia molto ad una semplice fattura, ma ci sono alcune differenze notevoli:

Una fattura pro forma appartiene a spedizioni per le quali non è stato effettuato alcun pagamento, ad esempio campioni, pezzi di ricambio… Di conseguenza, le fatture pro forma non includono una richiesta di pagamento.
Una fattura pro forma deve indicare chiaramente la parola "proforma".
In generale, le fatture proforma sono seguite da una fattura effettiva.

Poiché una fattura proforma non è una fattura a tutti gli effetti, non ha lo stesso valore probatorio (legale). Le fatture proforma servono solo come prova nei confronti del soggetto chele emette e non in quelli del destinatario.

Un esempio: mandi una fattura proforma al tuo cliente su richiesta. Quel cliente alla fine decide di confermare un incarico a un altro fornitore. In questo caso non è possibile intraprendere azioni legali a causa di una fattura non pagata, perché la fattura proforma non ha alcun potere vincolante nei confronti del cliente.

Per quanto tempo devono essere conservate le fatture?

All'interno dell'Unione europea, la direttiva IVA consente ai singoli paesi di stabilire il periodo di conservazione delle fatture. Ciò significa che il tempo di archiviazione obbligatoria delle tue fatture dipende dallo Stato membro in cui risiedi.

In quale lingua devono essere create le fatture?

I regolamenti UE stabiliscono che le autorità fiscali locali possono richiedere la traduzione delle fatture esclusivamente a scopo di verifica fiscale (e talvolta lo fanno). Non esistono norme europee specifiche sulla lingua delle fatture: in pratica, qualsiasi lingua nazionale può essere applicata purché sia comprensibile per il pubblico di riferimento.

Una soluzione piuttosto popolare è quella di avere fatture bilingue: redatte nella lingua locale e in inglese. Se si sceglie di comunicare ai consumatori in una determinata lingua, è necessario applicarla in modo coerente. Se, ad esempio, il tuo sito web e i termini e condizioni generali sono in francese, il tuo cliente può richiedere la fattura nella lingua d’Oltralpe.

Perché le fatture non vengono pagate?

Le fatture non pagate possono avere diverse cause. Il tuo cliente potrebbe non essere soddisfatto del prodotto acquistato o del servizio da te erogato oppure la tua fattura potrebbe essere poco chiara o ancora imprecisa. Una fattura ambigua o erronea dà ovviamente un'impressione poco professionale. Se redigi le fatture manualmente senza utilizzare uno strumento di fatturazione online, la cosa migliore da fare è ricontrollarle attentamente prima di inviarle.

Dovresti anche prestare attenzione a questi aspetti:

Non aspettare una settimana prima di stilare la fattura. Prima il cliente riceve la fattura, prima potrai ricevere il pagamento.
Inviare un sollecito di pagamento non appena il termine di pagamento è scaduto.
Se possibile, verifica la solvibilità o lo stato di salute finanziaria del tuo cliente, ad esempio utilizzando strumenti di valutazione del credito.

Come comportarsi con le fatture non pagate?

È possibile presentare un ricorso entro un termine ragionevole dalla ricezione. In pratica, prima lo fai, meglio è. Fai in modo che non passi più di una settimana (ovviamente questo termine non è perentorio, ma sarà il tribunale stesso a deciderlo, a seconda delle circostanze).

Dopotutto, è ragionevole considerare che il termine di reclamo dipenda anche dalla natura della richiesta. Quanto più complessa è una fattura e maggiore il tempo di ispezione, tanto più ci vorrà per reclamare. Se la tua fattura è stata consegnata in ritardo dal fornitore o se sei in grado di dimostrare che eri in viaggio o hai avuto bisogno di ulteriori indicazioni, per esempio, avrai più tempo a disposizione.

Tieni presente che i termini e le condizioni generali o il contratto di un fornitore possono indicare un periodo specifico per il reclamo delle fatture. Devi rispettare questi termini e condizioni. Se questo periodo non è eccessivamente breve, è verosimilmente possibile che il tribunale riveli che entrambe le parti sono ancora vincolate a tale termine, a meno che il tuo cliente non abbia avuto una buona ragione per rispondere più tardi.

Disclaimer: le informazioni contenute in questa pagina sono unicamente fornite a scopo informativo e non devono essere interpretate come consulenza legale, fiscale o finanziaria. Tieni presente che la legislazione in materia di fatturazione è soggetta a modifiche e può essere diversa nel tuo paese di residenza.