Come creare una perfetta pianificazione di progetto: template gratuito

Fortunatamente puoi diventare esperto nell’arte della pianificazione di progetto. Questo blog sarà il tuo punto d’inizio. Scopri i dettagli che dovrai aggiungere al tuo piano e come si articolano in un progetto con tempistiche molto strette - e consegna qualsiasi progetto rispettando tempo e budget.

Vuoi mettere in pratica la teoria? Abbiamo creato un esempio di pianificazione di progetto per farti provare. Troverai il link per scaricarlo alla fine di questo blog.

Per costruire una pianificazione di progetto solida come una roccia, sono necessari non più di 3 ingredienti essenziali:

1. Risorse: tutte le cose necessarie per il successo di un progetto (capitale umano, attrezzature, software, ecc.).
   
   
2. Mansioni: tutte le diverse responsabilità che costituiscono un progetto più grande - quali sono le cose da fare, grandi e piccole, che devono essere prese in considerazione?
   
   
3. Attività: infine, elementi quali lo stato delle mansioni, il tempo, la priorità, l’assegnazione delle risorse umane e finanziarie devono essere attentamente monitorati durante l’intero progetto per poter essere portati a termine con successo.
   

Una pianificazione di gestione del progetto viene poi suddivisa in parti più dettagliate. Hai bisogno di specificarle prima di iniziare:

• Traguardi del progetto: questi sono tutti gli stadi importanti di un progetto. Mantenendo la metafora della costruzione, si pensi a fasi come la progettazione architettonica, la posa delle fondamenta, l’armatura, l’installazione delle finestre e ogni altro passo che porta al completamento di un edificio.
  
  
• Lista di attività: elenca ogni singolo impegno, grande o piccolo che sia, necessario per completare un progetto. Elaborare un piano, contattare gli appaltatori, cercare un elettricista, acquistare merci, ... ogni progetto presenta attività chiave che devono essere completate se si vuole finire il lavoro.
  
  
• Mansioni: tutti i piccoli passi che portano al risultato finale. Nota importante: molte attività dipendono da altre attività (e persone) da completare. Pertanto, è necessario essere in grado di collegarle a ogni compito in modo che tutti siano contenuti nel ciclo.
  
  
• Durata e distribuzione del tempo: Quanto tempo ritieni che ci vorrà per ogni attività o fase? Per determinare questo, assicurati di tenere a mente la scadenza finale di un progetto. È realistico o è necessario allungare? Quanto tempo pensi sia necessario per ogni fase del progetto? Questo cronoprogramma aiuta a determinare il carico di lavoro. Affidati alla tua precedente esperienza di lavoro per una stima accurata.
  
  
• Budget: quanti soldi dovresti spendere per gestire tutte le risorse che un progetto richiede? Non ingannarti: questa sarà sempre una stima entro un certo intervallo. Fatti guidare dalla logica e dal realismo. Con il passare del tempo e con la realizzazione di un maggior numero di progetti, la tua esperienza renderà automaticamente più precise le tue stime.
  
  
• Team del progetto: di quali persone (in base all’esperienza e alle competenze) hai bisogno per completare il tuo progetto? Nel caso di una casa, si pensi ad architetti, idraulici, pittori, elettricisti e quant’altro.

• Progresso: assicurati di avere un sistema in atto per determinare lo stato di avanzamento di ogni progetto. Sei ancora sulla buona strada, il tuo team di progetto deve gestirsi da solo e come monitorerai l'efficienza di un progetto?

È possibile creare una pianificazione di progetto di base con un foglio di calcolo o con un elaboratore di testi (vedi sotto!).

Se vuoi avere un vantaggio davvero tangibile però, ecco come può essere utile uno strumento online con funzionalità approfondite per la gestione di progetti:

• Mantieni una buona visione d'insieme dello stato di avanzamento di un progetto - in tempo reale
• Tieni sempre a portata di mano le informazioni più aggiornate
• Determina tutte le specifiche di un progetto, grande o piccolo che sia, in un unico strumento centrale
• Lavora insieme ad un team in modo trasparente, o anche con il cliente

Ora che hai coperto anche i più piccoli dettagli, è il momento di dedicarti all'esecuzione. Cosa si dovrebbe fare per prima cosa quando si sviluppa un grande progetto? Una pianificazione di progetto elenca tutti i compiti a portata di mano e ti darà una forte focalizzazione al fine di stabilire le priorità.

Inoltre consente di avere una panoramica generale e di scendere nei dettagli. Non è qualcosa che sta solo lì a raccogliere polvere, ma dovrà essere rivisitata più volte per mantenere una visione realistica di un progetto non appena è in corso.

Passo #1 Documentare l’interno ambito di un progetto: qui inizia il divertimento vero e proprio della pianificazione di un progetto. Inizia documentando tutti i dettagli essenziali e determinando gli obiettivi specifici del progetto, le scadenze, le attività e i costi.

Passo #2 Dividi le diverse fasi di progetto in traguardi e attività: in seguito devi determinare il cronoprogramma di un progetto. Quali sono i primi compiti cruciali che dovrai gestire, e qual è l’ultimo in assoluto che dovrai svolgere? Molteplici attività correlate, più piccole, possono essere raggruppate in grandi traguardi; suddividere i progetti in passaggi brevi e fattibili fa in modo che il team non si senta sopraffatto, e l’esecuzione proceda senza intoppi.

Passo #3 Stima le risorse di cui hai bisogno: Di quante persone hai bisogno e di quali risorse specifiche hai bisogno? Assicurati di elencarlo nel modo più realistico possibile: non devi sottovalutare. Entrambi metteranno a repentaglio i tempi e il budget del tuo progetto.

Passo #4 Reperisci le tue risorse: Ora che hai calcolato le risorse, fai salire a bordo le persone giuste e assicurati che abbiano gli strumenti giusti per il lavoro. Il corretto raggruppamento e l’organizzazione delle varie parti del progetto iniziano da qui.

Passo #5 Crea una programmazione: prendi tutti i dettagli che hai appena individuato e inizia semplicemente a raggrupparli all’interno di un cronoprogramma. Usa tutte le attività e i traguardi per ogni fase del progetto e evidenziali in una pianificazione.

Passo #6: Collega le attività tra loro: Come abbiamo detto prima, è indispensabile definire quali compiti dipendano l’uno all’altro. I membri del progetto, a loro volta, si affidano alla corretta mappatura di queste dipendenze per svolgere il lavoro in modo efficiente. Se possibile, punta a un sistema con notifiche automatiche. In questo modo si elimina la necessità di un intervento umano ed il rischio di errori.

Passo #7: Registra tutto: si dice che “il diavolo stia nei dettagli”, ed è vero: l’importanza di documentare tutto non è mai sopravvalutata. Ogni membro del team di progetto dovrebbe essere in grado di controllare lo stato di un’attività, di un traguardo e di un oggetto di consegna di cui deve essere sempre responsabile. Non dimenticare inoltre di tenere traccia del tempo. In questo modo otterrai una migliore stima delle scadenze e del budget quando avrai a che fare con progetti simili in futuro.

La gestione di progetto e la pianificazione di progetto sono cose nuove per te? Puoi iniziare a piccoli passi e scaricare il nostro template gratuito per la pianificazione di progetto qui sotto. Ti aiuterà a dividere il tuo progetto in parti gestibili e porti le domande giuste per avviare ed eseguire il tuo progetto.

Scarica il tuo template di pianificazione.

Non sottovalutare una buona pianificazione del progetto, ma non temere: si tratta di raccogliere tutti gli elementi e predisporli all’interno di un cronoprogramma realistico. Che tu sia un appassionato project manager o che tu lo sia diventato per caso: la struttura menzionata sopra funziona per tutti i tipi di project manager o per i verticali. È possibile farlo su carta, con un foglio di calcolo o con un software specializzato per la gestione dei progetti, a seconda del modo in cui si lavora. Ma una cosa è certa: fallo bene e darà i suoi frutti.