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I messaggi sui biglietti adesivi hanno lasciato posto a SMS e WhatsApp. L’agenda cartacea è stata sostituita da un organizer digitale. Anche la rivista Playboy sta avendo un momento difficile. È quindi logico che sempre più lavoratori autonomi optino per le fatture digitali. Anche tu (presto)... Non è vero? Benissimo!

Ti guideremo attraverso tutto ciò che c’è da sapere.

  1. Cos’è una fattura digitale?
  2. Perché scegliere una fattura digitale?
  3. Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?
  4. Punti importanti per la fattura digitale
  5. I 4 passi verso la fattura digitale

Cos’è una fattura digitale?

Cos’è una fattura digitale?

La scatola delle scarpe piena di fatture cartacee è un immagine del passato. Il digitale e l’elettronico sono il futuro. Ma qual è la differenza tra le due?

Una fattura digitale è semplicemente una fattura che viene inviata in formato digitale. Un file PDF, Word o Excel via e-mail, ad esempio. Oppure – in modo un po’ meno efficiente – una scansione di una fattura cartacea. Oggi esistono numerosi strumenti che consentono di creare e inviare una fattura in pochi clic. Una volta che il cliente riceve la tua email, può scaricare la fattura e consultarla immediatamente.

La fattura elettronica – nota anche come e-fattura – fa un passo avanti. Con uno strumento di fatturazione si crea prima di tutto una fattura in UBL. Questo sta per Universal Business Language, uno standard internazionale per le fatture elettroniche. Il software invia poi la fattura al tuo cliente e la stessa viene automaticamente letta e registrata.

Cosa si adatta meglio alla tua attività: la fatturazione online (digitale), la fatturazione elettronica o entrambe? Questo blog lo chiarisce.

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Perché scegliere una fattura digitale?

La fatturazione digitale ha 5 assi nella manica per il tuo business:

    • Risparmi un sacco di tempo

    Utilizzando lo strumento di fatturazione potrai redigere le fatture in pochissimo tempo. Ti basta compilare il modulo personalizzato e il software farà il calcolo per te. Potrai anche impostare un’email standard per inviare la fattura in pochi secondi, oppure creare promemoria automatici di pagamento per garantire un flusso di cassa in salute.

    • Meno possibilità di errori

    Poiché è uno strumento a calcolare i diversi importi sulla tua fattura, la possibilità di errori diminuisce notevolmente. Un altro vantaggio: non dovrai più usare la calcolatrice.

    • Panoramica dei numeri = decisioni ponderate

    Il tuo software di fatturazione ti offre una panoramica per tenere costantemente sotto controllo i pagamenti e le fatture in sospeso. Questo ti permette di avere una visione d’insieme della salute finanziaria della tua azienda e di prendere decisioni informate.

    • Il digitale è più sicuro

    Gli schedari pieni zeppi di fogli non sono solo antiestetici, ma in caso di danni causati dall’acqua, dal fuoco o dalla semplice trascuratezza, possono andare irrimediabilmente persi. Un archivio digitale (ed una sua copia automatica) è molto più sicuro.

    • Tu e i tuoi clienti potrete lavorare in modo più flessibile

    In macchina mentre stai andando a far visita a un cliente o mentre torni dopo una giornata di duro lavoro: la fatturazione digitale può essere fatta ovunque in qualsiasi momento. Tutto ciò che serve è una connessione internet.

Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?

No, niente battute stupide come “basta un sorriso” o cliché come “il buon senso”. Oltre al PC o al portatile, ti servono tre cose:

  1. Un software affidabile. Trova uno strumento di qualità su misura per la tua azienda. Prendi in considerazione anche le possibilità di integrazione e le espansioni. Ad esempio, puoi collegare il software con il tuo pacchetto di contabilità? Puoi anche aggiungere la registrazione del tempo e un CRM? E inoltre – cosa non di poco conto nell’era digitale: esiste un’app ad alte prestazioni per questo strumento?
  2. Un solido sistema di stoccaggio. Non tutti gli strumenti di fatturazione dispongono di un database affidabile. Si tratta, però, di un requisito fondamentale: le fatture digitali, proprio come le copie cartacee, devono essere conservate per diversi anni.
  3. Sicurezza informatica. Sicuramente chiudi bene a chiave la porta tutte le notti… Almeno speriamo tu lo faccia. Faresti anche meglio a mettere in sicurezza il PC e lo smartphone con i necessari programmi antivirus o altre soluzioni. Dopotutto, uno strumento di fatturazione contiene informazioni preziose sulla tua azienda.
Di cosa hai bisogno per una fattura digitale?

Decidere quale strumento di fatturazione adottare è come scegliere un pacco di pasta in un supermercato ben fornito: l’offerta è travolgente. Come fare a distinguere il software giusto (il proverbiale spaghetto dal diametro perfetto) da app non adatte alla tua attività (le penne lisce)? Questi consigli ti aiuteranno a prendere la decisione giusta.

Punti importanti per la fatturazione digitale

Ok, la fatturazione digitale non e’ tecnologia aerospaziale. Tuttavia, ci sono diverse cose a cui fare attenzione:

    • Digitalizza le tue fatture...

    Digitalizza le fatture e conservale tutte nella stessa cartella/server/cloud. In questo modo la tua contabilità non si dividerà tra formato cartaceo e formato elettronico.

    • ...e chiedi ai tuoi fornitori di fare lo stesso.

    La fatturazione digitale funziona meglio quando è a doppio senso. Chiedi ai tuoi fornitori di mandarti sempre una fattura digitale. In questo modo risparmierai archiviatori straripi di fogli. Tuttavia, a volte una fattura cartacea è inevitabile. La fattura per una cena di lavoro o il ticket del parcheggio, ad esempio. In questo caso, fai una foto o una scansione della copia cartacea e caricala sul tuo archivio digitale.

    • Inizia in un momento chiave

    È possibile avviare la fatturazione digitale in qualsiasi momento, anche se è saggio scegliere un momento chiave, ad esempio l’inizio del trimestre o del nuovo esercizio finanziario. In questo modo, tutte le fatture di quel periodo si trovano nello stesso posto.

Non aver mai messo piede in una palestra e correre per un’ora sul tapis-roulant; presentarsi a un apericena a stomaco vuoto per poi scoprire che ci sono solo patatine e noccioline... Di errori da principianti ne facciamo tutti. Eccoti un elenco delle insidie della fatturazione digitale; se le conosci, le eviti...

In 4 passi verso la fattura digitale

La fatturazione digitale offre una serie di vantaggi decisivi, su questo non ci piove (speriamo tu sia d’accordo con noi). Ma come si fa esattamente a farla, a redigere e inviare una fattura digitale? Eccoti una guida chiara passo-passo.

Fase 1: redigere il preventivo in maniera ponderata

Una buona fattura inizia con un preventivo chiaro. È preferibile riassumere tutte le diverse fasi del progetto, con i relativi budget. Il preventivo non deve essere solamente chiaro per il vostro cliente, ma deve anche rappresentare una buona base per la fattura. Perché, in un mondo ideale, la tua fattura è un copia-incolla del preventivo.

Fase 2: fare una fattura digitale

Uno strumento valido trasforma un preventivo in una fattura in un click. Se non c’è un preventivo, è facile, basta redigere la fattura secondo il tuo modulo di sempre. Basta con le formule Excel, i conteggi e le percentuali: ci pensa il software a fare i conti.

Fase 3: inviare la fattura in formato digitale

Con il software di fatturazione invii le fatture direttamente ai tuoi clienti. Bye bye leccata di francobollo, au revoir creazione manuale di email, ciao ciao archiviatori pieni zeppi... Grazie all’integrazione con il tuo pacchetto di contabilità, anche le fatture in uscita appaiono automaticamente nel tuo sistema.

Cos'è la fatturazione, quali elementi compongono una fattura e come li configurate? Questa pagina fornisce le risposte a tutte le vostre domande.

Fase 4: seguire i pagamenti in ritardo

Sono tante le aziende che si trovano regolarmente a che fare con debitori insolventi. Grazie a uno strumento di fatturazione digitale, avrai una panoramica continua delle fatture scadute e potrai seguirle rapidamente. Con Teamleader, potrai anche impostare promemoria automatici di pagamento, in modo che i tuoi clienti ricevano un messaggio amichevole che dice loro di saldare le fatture in arretrato.

Come farti pagare le fatture più velocemente?

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Teamleader è un software semplice che combina il CRM, la gestione dei progetti e la fatturazione in un unico pratico strumento. Crea, invia e gestisci le tue fatture in pochi click. I preventivi potranno essere trasformati in fattura in pochissimo tempo, ogni documento prodotto recherà la tua brand identity e i clienti potranno facilmente pagare online.

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Comment rédiger ses factures électroniques ?

La bonne vieille carte postale est démodée aujourd’hui, elle a laissé la place aux textos et à WhatsApp… pareil pour l’agenda papier qui se voit remplacé par une version numérique. Même certains magazines de renom ont du mal à survivre dans cette ère du numérique, c’est pour dire !

En tenant compte de cette évolution, il paraît donc logique que de plus en plus d’indépendants optent pour des factures électroniques… et vous, c’est pour quand ?

Pour savoir si cette manière de travailler vous convient, Teamleader vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet !


  1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

  2. Pourquoi opter pour des factures électroniques ?

  3. De quoi avez-vous besoin pour rédiger une facture électronique ?

  4. Les points essentiels de la facturation électronique

  5. Rédiger une facture électronique en 4 étapes

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

L’époque où vous gardiez toutes vos factures papier dans vos boîtes à chaussures est terminée ! Les versions numériques et électroniques, c’est ça l’avenir… mais quelle est la différence entre les deux, au juste ?

Une facture numérique, c’est une facture que vous envoyez… numériquement ! Nous pensons donc par exemple à un simple fichier PDF, Word ou Excel communiqué par e-mail ou encore, même si c’est moins efficace, un scan d’une facture papier.

De nos jours, de nombreux outils existent pour vous aider à préparer et envoyer vos factures en quelques clics seulement. Une fois que le client reçoit votre e-mail, il peut alors télécharger sa facture et la lire dans la minute.

Une facture électronique, qui s’utilise dans un processus de facturation Machine-to-Machine, va encore plus loin. En effet, grâce à un outil de facturation électronique, vous préparez une facture en UBL (Universal Business Language), une norme internationale qui s’applique à ces factures.

Ensuite, votre logiciel envoie cette facture électronique à l’application de comptabilité de votre client. Elle est alors automatiquement lue et encodée de son côté.

On le conçoit : se lancer dans la rédaction de factures électroniques peut constituer un trop grand changement pour certains entrepreneurs ! Pour ceux-ci, la facturation numérique se révèle beaucoup plus accessible. Si c’est votre cas, vous pourrez également intégrer des outils de facturation à votre logiciel de comptabilité. Cela vous permettra de passer aisément à des factures électroniques lorsque vous vous sentirez prêt.

“Depuis que nous avons lié nos processus de vente et de facturation à notre outil comptable, notre charge administrative a considérablement diminué.” - Laurent Janssens, directeur des opérations chez Lemon Companies.


“Si le sujet est vraiment important, optez plutôt pour des factures papier.”, remarque que l’on entend régulièrement mais qui n’est pas tout à fait juste car, depuis 2013, les factures électroniques ont la même valeur juridique que les factures papier. Découvrez ici comment rédiger rapidement et efficacement votre première facture électronique.

Pourquoi opter pour des factures électroniques ?

La facturation électronique présente 5 atouts essentiels pour votre entreprise :

Vous gagnez du temps

En utilisant un outil de facturation, vous établissez vos factures en un clin d'œil. Rédigez simplement un modèle personnalisé et le logiciel se chargera du reste. Vous pouvez également composer un e-mail standard et envoyer la facture à votre client en quelques secondes seulement. Et pour vous assurer une trésorerie saine, il est aussi possible de créer des rappels de paiements automatiques.

Vous réduisez votre marge d’erreur

Puisqu’un outil calcule lui-même les différents montants repris sur votre facture, le risque d’erreurs est considérablement diminué.

Autre avantage : vous ne perdrez plus de temps à chercher votre calculatrice !

Vous avez une vue globale de vos chiffres et prenez des décisions réfléchies

Grâce à un aperçu de votre situation, votre logiciel de facturation vous permet de surveiller vos paiements et factures impayées en permanence. Cela vous donne une idée de la santé financière de votre entreprise et vous aide à prendre des décisions éclairées.

Le numérique, c’est plus sûr

Non seulement, vous en avez peut-être marre de voir ce vieux classeur déborder de papiers mais surtout, en cas de dégât des eaux, d’incendie ou - sans jugement aucun - de négligence, posséder une archive numérique ainsi qu’une copie de celle-ci se révèle beaucoup plus sûr.

Vous et vos clients faites preuve de flexibilité

Dans la voiture, en chemin entre deux clients ou encore depuis votre fauteuil… rédiger et envoyer des factures électroniques, c’est possible à tout moment et n’importe où ! Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion Internet.

Des agences créatives aux acteurs informatiques, en passant par les entreprises horticoles, tous sont convaincus des avantages de la facturation numérique !

De quoi avez-vous besoin pour rédiger une facture électronique ?

Non, on ne va pas vous assommer avec les habituels “votre bonne humeur” ou “votre bon sens”, on vous le promet. Voici les 3 choses qui sont réellement essentielles dans la rédaction de factures électroniques (à part un ordinateur, bien sûr) :

1. Un logiciel fiable

Il est crucial que vous optiez pour un outil de haute qualité adapté aux besoins de votre entreprise et que vous teniez compte de ses possibilités d’intégration et d’extension. Voyez par exemple si vous pouvez le lier à votre outil comptable, enregistrer vos heures de travail ou s’il dispose d’un outil CRM inclus. Mais surtout, dans cette ère du numérique, la première question que vous devez vous poser est : ce logiciel dispose-t-il d’une application performante ?

2. Un système de stockage solide

Tous les outils de facturation ne disposent malheureusement pas d’une base de données fiable et sécurisée… Pourtant, cela a son importance car comme pour les factures papier, vous devez conserver toutes vos factures électroniques durant 7 ans !

3. Sécurité informatique

Vous ne laisseriez pas les portes de votre maison ouvertes toute la nuit… n’est-ce pas ? Il en est de même pour votre ordinateur et votre smartphone que vous devez tous deux protéger avec les programmes antivirus nécessaires. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses mais surtout confidentielles quant à votre entreprise et vos clients.

3. Sécurité informatique

Vous ne laisseriez pas les portes de votre maison ouvertes toute la nuit… n’est-ce pas ? Il en est de même pour votre ordinateur et votre smartphone que vous devez tous deux protéger avec les programmes antivirus nécessaires. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses mais surtout confidentielles quant à votre entreprise et vos clients.

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Choisir un outil de facturation, c’est comme remplir un sachet de bonbons au magasin à l’heure du goûter quand on a 11 ans : on ne sait pas où donner de la tête ! Alors, comment apprendre à distinguer les bons logiciels (qu’on va appeler les chamallows) des applications qui ne correspondent pas à votre entrepris. Grâce à nos conseils, vous saurez comment faire !

Les points essentiels de la facturation électronique

Si l’élaboration de factures numériques n’a rien de très sorcier, il y a cependant plusieurs points clés à considérer :

Numérisez vos factures

Travaillez autant que possible avec des factures électroniques et stockez-les toutes dans le même dossier, serveur ou cloud. Ainsi, ne basez pas votre comptabilité à la fois sur des factures papier et des factures électroniques, c’est tout ou rien.

Et demandez la même chose à vos fournisseurs

La facturation numérique fonctionne mieux lorsqu’elle est réciproque. Par conséquent, nous vous recommandons de demander à vos fournisseurs de procéder de la même manière. Cela vous évitera d’acheter un nouveau classeur.

Nous nous doutons évidemment que, parfois, une facture papier est inévitable comme pour l’addition d’un dîner d’affaires ou un ticket de parking. Dans ce cas, prenez juste une photo de votre facture ou numérisez-la et incluez-la à vos archives numériques.

Commencez à un moment-clé

Vous pouvez commencer à travailler avec des factures électroniques n’importe quand, mais il est toujours judicieux de choisir un moment-clé pour le faire. Pensez par exemple à un nouveau trimestre ou au début d’une nouvelle stratégie financière. De cette façon, toutes vos factures électroniques concernant une période ou un projet seront au même endroit.

Des erreurs de débutant, on en fait tous. Courir 15 km lors de son premier entraînement ? Se rendre à sa première soirée le ventre vide ? Ça nous est arrivé aussi mais pour que vous puissiez éviter tou

Rédiger une facture électronique en 4 étapes

La facturation numérique, cela présente bon nombre d’avantages… On est tous d’accord sur ce point ! Mais comment faire pour rédiger une bonne facture électronique ? Voici un plan clair, étape par étape.

Étape 1 : Réfléchissez à votre offre

Une facture électronique idéale, c’est un copier-coller de votre devis. Pour ce faire, il faut commencer par rédiger un devis clair où vous listez les différentes phases de votre projet et les budgets qui y correspondent. Cela sera plus limpide pour votre client et pour vous.

Étape 2 : Créez une facture numérique

Un bon outil de facturation est un outil qui vous permet de convertir un devis en facture en un seul clic… ou si vous n’avez pas de devis, un outil qui vous crée une facture électronique personnalisée. Un tel logiciel fait alors les calculs lui-même ! Vous n’avez pas besoin de vous embarrasser avec des formules Excel qui sont parfois sources d'erreurs.

Étape 3 : Envoyez votre facture

Adieu les timbres à lécher, les courriers à rédiger à la main et les gros classeurs remplis de papier… avec un logiciel de facturation, vous envoyez vos factures à vos clients directement ! Aussi, en l’intégrant à votre progiciel de comptabilité, vos factures sortantes apparaissent automatiquement dans votre système.

Vous vous demandez ce qu’est exactement la facturation, de quels éléments se compose une facture et comment bien la rédiger ? Alors, cette page est là pour vous apporter les réponses à toutes vos questions.

Étape 4 : Suivez les retards de paiement

Selon la période de l’année, on remarque que près d’une facture sur deux est payée en retard. C’est là qu’un outil de facturation numérique s’avère utile car vous obtenez un aperçu continu des factures en attente de règlement et pouvez facilement les suivre !

Avec Teamleader, vous pouvez même automatiser vos rappels de paiement afin que vos clients reçoivent un message convivial et personnalisé leur indiquant de régler leurs factures impayées.