Le 5 fasi per la gestione di un progetto

04/10/2021

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Il carico di pianificazione e di lavoro richiesto per gestire e portare a termine un progetto può sembrare all’inizio insormontabile. Invece che buttarvi dalla finestra dell’ufficio, approcciate il progetto suddividendolo in porzioni facili da gestire e organizzate gli sforzi richiesti in passaggi chiari. Lasciate che vi spieghiamo in che modo.

La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi: avvio, definizione e pianificazione, esecuzione, implementazione, controllo e conclusione. Ognuna di queste fasi contiene attività specifiche che vi aiuteranno e raggiungere i vostri obiettivi di progetto.

In questa fase, vi troverete a valutare l’idea di progetto insieme al vostro team: è legata al core business della nostra azienda? Siamo in grado di realizzarla? La nostra attività ne beneficerà? Se la risposta a tutte queste domande è sì, allora potrete iniziare a definire il raggio d’azione del progetto o i risultati che desiderate ottenere, e a identificare partner potenziali. Di conseguenza, se il vostro progetto richiederà uno studio di fattibilità, questo sarà il momento giusto per farlo.

Il risultato finale di questa fase è un piano di progetto, che deve essere approvato da tutte le parti coinvolte. L’approvazione eviterà malintesi e false aspettative nelle fasi successive.

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In questa fase cruciale, si tracciano le linee guida del progetto. Queste includono (ma non si limitano a):

stabilire scopi e obiettivi concreti
stimare i costi
definire il raggio d’azione e i risultati da raggiungere

Questo piano di progetto conterrà informazioni riguardo l’ottenimento delle risorse nonché su come produrre una documentazione di qualità, gestire i rischi e le circostanze inaspettate, comunicare all’interno del team di lavoro e con gli stakeholder esterni, e molto altro. Idealmente, riporterà anche al suo interno una timeline chiara con informazioni dettagliate su cosa dovrà succedere e quando. Il modo migliore di farlo è definire degli obiettivi intermedi: obiettivi di alto livello con scadenze chiare.

Riguardo a questa fase: non affezionatevi troppo alla vostra pianificazione. A volte le cose non funzionano esattamente come vi eravate immaginati: un membro della vostra squadra potrebbe ammalarsi o alcune attività potrebbero risultare più impegnative di quanto avevate messo in conto. Come project manager, il vostro compito è monitorare il raggio d’azione, le tempistiche e il budget del progetto, e se necessario adattare questi aspetti per fare in modo che gli obiettivi vengano raggiunti.

Nella maggior parte dei casi, l’esecuzione è il momento in cui il progetto acquista visibilità all’esterno. Questa fase inizia solitamente con un meeting di avvio in cui ogni membro del team viene informato sulle attività che gli spettano e sui dettagli di progetto importanti. In questa fase ci si concentra sulla creazione di una documentazione completa e accurata. Il vostro ruolo di project manager consiste nel distribuire uniformemente le risorse e aiutare i membri della squadra a rimanere concentrati sui propri compiti. Questo significa anche che il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dall’accuratezza con cui avete seguito la fase di pianificazione.

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Questa fase si sovrappone spesso alla fase esecutiva. Nel corso di un progetto, bisognerà mantenere sotto osservazione lo status delle consegne, e pianificare riunioni del team a scadenze regolari per assicurarvi di rimanere in linea con quanto previsto. In questa fase dovrete stare all’erta per possibili scostamenti dagli obiettivi predefiniti.

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Un progetto si definisce concluso quando il prodotto completo viene consegnato formalmente e tutti gli stakeholder ne vengono informati. Ma prima che questo accada, è consigliabile riunire il team e valutare insieme il progetto: cosa ha funzionato, e cosa poteva andare meglio? Questo vi consentirà di evitare errori simili in futuro e vi permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.