Le 5 fasi per la gestione di un progetto

La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi: avvio, definizione e pianificazione, esecuzione, implementazione, controllo e conclusione. Ognuna di queste fasi contiene attività specifiche che vi aiuteranno e raggiungere i vostri obiettivi di progetto.

In questa fase, vi troverete a valutare l’idea di progetto insieme al vostro team: è legata al core business della nostra azienda? Siamo in grado di realizzarla? La nostra attività ne beneficerà? Se la risposta a tutte queste domande è sì, allora potrete iniziare a definire il raggio d’azione del progetto o i risultati che desiderate ottenere, e a identificare partner potenziali. Di conseguenza, se il vostro progetto richiederà uno studio di fattibilità, questo sarà il momento giusto per farlo.

Il risultato finale di questa fase è un piano di progetto, che deve essere approvato da tutte le parti coinvolte. L’approvazione eviterà malintesi e false aspettative nelle fasi successive.

In questa fase cruciale, si tracciano le linee guida del progetto. Queste includono (ma non si limitano a):

• stabilire scopi e obiettivi concreti
• stimare i costi
• definire il raggio d’azione e i risultati da raggiungere

Questo piano di progetto conterrà informazioni riguardo l’ottenimento delle risorse nonché su come produrre una documentazione di qualità, gestire i rischi e le circostanze inaspettate, comunicare all’interno del team di lavoro e con gli stakeholder esterni, e molto altro. Idealmente, riporterà anche al suo interno una timeline chiara con informazioni dettagliate su cosa dovrà succedere e quando. Il modo migliore di farlo è definire degli obiettivi intermedi: obiettivi di alto livello con scadenze chiare.

Riguardo a questa fase: non affezionatevi troppo alla vostra pianificazione. A volte le cose non funzionano esattamente come vi eravate immaginati: un membro della vostra squadra potrebbe ammalarsi o alcune attività potrebbero risultare più impegnative di quanto avevate messo in conto. Come project manager, il vostro compito è monitorare il raggio d’azione, le tempistiche e il budget del progetto, e se necessario adattare questi aspetti per fare in modo che gli obiettivi vengano raggiunti.

Nella maggior parte dei casi, l’esecuzione è il momento in cui il progetto acquista visibilità all’esterno. Questa fase inizia solitamente con un meeting di avvio in cui ogni membro del team viene informato sulle attività che gli spettano e sui dettagli di progetto importanti. In questa fase ci si concentra sulla creazione di una documentazione completa e accurata. Il vostro ruolo di project manager consiste nel distribuire uniformemente le risorse e aiutare i membri della squadra a rimanere concentrati sui propri compiti. Questo significa anche che il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dall’accuratezza con cui avete seguito la fase di pianificazione.

Questa fase si sovrappone spesso alla fase esecutiva. Nel corso di un progetto, bisognerà mantenere sotto osservazione lo status delle consegne, e pianificare riunioni del team a scadenze regolari per assicurarvi di rimanere in linea con quanto previsto. In questa fase dovrete stare all’erta per possibili scostamenti dagli obiettivi predefiniti.

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Un progetto si definisce concluso quando il prodotto completo viene consegnato formalmente e tutti gli stakeholder ne vengono informati. Ma prima che questo accada, è consigliabile riunire il team e valutare insieme il progetto: cosa ha funzionato, e cosa poteva andare meglio? Questo vi consentirà di evitare errori simili in futuro e vi permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.

Un progetto si definisce concluso quando il prodotto completo viene consegnato formalmente e tutti gli stakeholder ne vengono informati. Ma prima che questo accada, è consigliabile riunire il team e valutare insieme il progetto: cosa ha funzionato, e cosa poteva andare meglio? Questo vi consentirà di evitare errori simili in futuro e vi permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.