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Fare fatture corrette vale oro per la tua azienda. Delle fatture ben stilate non solo garantiscono che i tuoi servizi o prodotti siano pagati, ma forniscono anche una chiara visione d’insieme delle tue entrate e delle tue spese. Tuttavia, redigere una fattura (digitale) a regola d’arte non è sempre facile. Per questo condividiamo con te consigli, trucchetti, esempi vari per centrare l’obbiettivo. Prego, non c’è di che!

  1. Perché le fatture sono fondamentali?
  2. Diversi tipi di fatture
  3. Come si fa una fattura?
  4. Esempi di fatture
  5. Quando compilare una fattura e inviarla?
  6. Fatturazione digitale: come funziona?

Fatture perché fondamentali
Perché le fatture sono fondamentali?

In qualità di lavoratore autonomo, dovresti tenere sotto controllo le tue fatture con la stessa cura con cui quella tua zia alla lontana spolvera il suo servizio di bicchieri di cristallo. Esagerato? Niente affatto! Ci sono almeno 3 buone ragioni per farlo:

  1. Fatturare significa fare cassa. È la prova che hai fornito un determinato prodotto o servizio. Se le tue fatture non rispettano le regole, hai voglia a reclamare i tuoi soldi se il tuo cliente si rifiuta di pagare!
  2. Le fatture errate fanno fare cassa... alle autorità fiscali. Se non sono corrette, la tua contabilità è in pericolo e corri il rischio di incorrere in multe. Per inciso, questo non vale solo per le fatture che redigi, le cosiddette fatture in uscita. Anche le fatture errate che ricevi dai tuoi fornitori – le fatture in entrata – possono essere sanzionate.
  3. Le fatture ti danno degli indizi dello stato del tuo business. Dopo tutto, mostrano le tue entrate e le vostre spese, permettendovi di valutare la salute finanziaria della tua azienda.

"Grazie alle nostre fatture digitali, possiamo facilmente trarre conclusioni dalle nostre cifre e avere una chiara visione d’insieme del nostro fatturato". - Jonah Van Laer, fondatore di Tuinjan

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Diversi tipi di fatture

Le fatture sono come le birre pilsner: con alcune vai sul sicuro e con altre, invece... (mai assaggiata la Budweiser?). In generale, ci sono 8 diversi tipi di fatture.

  1. La fattura standard contiene le informazioni standard (Cos’è mai un nome?) ed è utilizzata di default.
  2. La fattura commerciale viene utilizzata quando si spediscono merci da un paese all’altro.
  3. Per i grandi progetti, ad esempio nell’edilizia, è possibile inviare fatture periodiche ogni volta che viene conclusa una parte del progetto, in modo da generare un reddito durante tutto il lavoro.
  4. Non fai pagare un prodotto o un servizio, ma hai stabilito con il cliente una tariffa oraria? In caso affermativo, ti consigliamo di indicarlo chiaramente su un foglio orario o tramite la registrazione delle ore. I consulenti e le agenzie si avvalgono spesso di questa modalità.
  5. Per i clienti per i quali lavorate ininterrottamente, puoi redigere una fattura ricorrente, cioè a cadenza periodica. Ad esempio alla fine del mese.
  6. Con una fattura pro forma fornisci il prezzo stimato di determinati beni o servizi. Il più delle volte, corrisponde al preventivo.
  7. Nel caso di una fattura basata sul valore, l’importo dipende dalla quantità di lavoro effettuato. Questo tipo di fattura è particolarmente utile qualora sia possibile determinare in anticipo il valore di un servizio o di un prodotto.
  8. Una fattura a prezzo fisso è la più adatta per progetti con aspettative definite in modo chiaro. Ne fanno soprattutto uso i freelancer.

Che tipo di fattura usi e per quale tipo di progetto? Quali sono le insidie nascoste? Questo post ti aiuterà a trovare la via d’uscita attraverso il labirinto della fatturazione.

Come si fa una fattura?

Una fattura è solitamente composta da 3 parti: l’intestazione, le linee dei servizi e la tariffa. Sì, a volte è davvero così semplice. Ogni componente contiene una serie di voci obbligatorie.

Nell’intestazione della fattura inserisci da un lato i tuoi dati:

  • la parola "fattura”, che deve apparire in modo chiaro;
  • la data di formattazione e il numero progressivo;
  • il nome della tua azienda e la forma societaria;
  • il tuo indirizzo completo;
  • il tuo numero di conto bancario o IBAN;
  • la tua partita IVA;
  • la data di consegna dei beni o dei servizi;

Inoltre, nell’intestazione della fattura dovrai anche inserire i dati del tuo cliente:

  • il nome ufficiale della società;
  • l’indirizzo completo;
  • il numero di partita IVA o corrispondente.

Nelle regole di fatturazione descrivi i prodotti e i servizi e la quantità. Puoi farlo in due modi:

  • le diverse parti e il corrispondente prezzo unitario;
  • la tua tariffa oraria e il tempo che hai dedicato a ogni parte del progetto;

Questo esempio di calcolo ti schiarirà subito le idee.

Cosa menzionare rispetto alla tariffa della fattura:

  • l’importo netto (importo senza IVA)
  • l’aliquota IVA e l’importo
  • l’importo totale
  • il termine di pagamento
  • i metodi di pagamento

I termini e condizioni generali sono come i volantini pubblicitari che trovi nella cassetta della posta: nessuno li legge. Tuttavia, può essere una buona idea includerli nella tua fattura, anche se non è obbligatorio. Nota bene: se la tua fattura è destinata a un privato, devi anche menzionare gli stessi termini e condizioni sulla tua offerta. Per le aziende, è sufficiente fare riferimento al tuo sito web.

Esempi di fatture

I buoni artisti copiano, quelli grandi rubano. E questo vale anche per la stesura delle fatture. Un consiglio di grande valore è quello di basarsi sulle fatture esistenti: ti farà risparmiare un sacco di tempo.

Ok, non sei sicuro di poter riconoscere una fattura redatta a regola d’arte. Per questo ti riportiamo tre esempi su cui anche il più severo ispettore fiscale non avrebbe nulla da obiettare.

Quando compilare e inviare una fattura?
Quando compilare e inviare una fattura?

Se redigi le tue fatture con la stessa lentezza con cui George Martin scrive libri, hai un bel problema. Una volta terminato un progetto, infatti, è meglio fare la fattura il prima possibile.

Il termine ultimo è il 15° giorno del mese successivo alla consegna. Ad esempio, se hai consegnato la merce ad uno dei tuoi clienti il 23 aprile, hai tempo fino al 15 maggio per redigere e inviare la fattura.

Anche se è consigliabile non aspettare così tanto. All’inizio di ogni mese, di solito, si devono affrontare molte spese. Se i tuoi clienti pagano le loro fatture rapidamente, potrai far fronte a tutti i tuoi pagamenti. In ogni caso: rispetta la scadenza, altrimenti il governo può infliggerti delle multe.

Il tuo cliente è un lavoratore autonomo o un imprenditore? Allora ha 30 giorni di tempo per pagare la fattura, a partire dalla data di ricevimento. Come regola generale, è sempre meglio mettere questi accordi sulla carta. Non c’è un termine fisso per i privati, anche se si parla in genere di “periodo di tempo ragionevole”. In pratica: da una a due settimane. Per evitare discussioni, puoi includere un termine di pagamento nei termini e condizioni generali della fattura.

Fatturazione online: come funziona?

Le cartucce d’inchiostro della tua stampante hanno già sudato l’ultima goccia, non riesci a scrivere tutto l’indirizzo sulla busta e leccare un francobollo ti lascia con l’amaro in bocca. Le fatture cartacee costano tempo e denaro, per non parlare dello stress che generano. Come puoi avere la certezza che la tua fattura arrivi al cliente in modo sicuro?

Sempre più lavoratori autonomi si avvalgono di uno strumento online per le loro fatture digitali. Il vantaggio è triplice:

  1. Un notevole guadagno di tempo. Con un software è possibile creare una fattura con il proprio branding in pochi click. La registrazione, l’invio e l’elaborazione vengono anch’essi effettuati digitalmente e sono quindi più veloci.
  2. Risparmi qualche spicciolo. Il prezzo di costo del software di solito rimane lo stesso, a prescindere da quante fatture mandi. Buste, carta, cartucce d’inchiostro, francobolli... Non ne avrai più bisogno.
  3. Semplice come bere un bicchier d’acqua. Sei sicuro che la tua fattura arriverà alla persona giusta. Inoltre, potrà visualizzare la fattura in qualsiasi momento: sul suo smartphone, tablet o computer, in ufficio, in vacanza, mentre è in fila dal panettiere... ovunque!

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Une bonne facturation vaut de l'or pour votre entreprise. Elle ne vous garantit pas seulement le paiement de vos services ou produits, elle vous donne également une vue d'ensemble claire de vos recettes et dépenses. Mais établir une facture (en ligne) selon les règles de l'art n'est pas toujours chose facile. C'est pourquoi nous vous offrons des conseils, astuces, divers modèles et le pourquoi du comment. De rien !

Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?

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Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?

  1. Les factures sont synonymes de passage en caisse. Elles prouvent que vous avez fourni un produit ou service. Si elles ne sont pas conformes à la réglementation et que votre client refuse de payer, vous pourrez toujours courir pour récupérer votre argent.
  2. Si vos factures sont erronées, vous passez à la caisse de l’administration fiscale. Si elles sont incorrectes, votre comptabilité est en danger et vous vous exposez à une amende. D'ailleurs, cela ne concerne pas seulement les factures que vous établissez, les factures dites sortantes. Les factures erronées des fournisseurs, ou factures entrantes, s’exposent également à des sanctions.
  3. Les factures vous donnent des informations sur votre entreprise. Après tout, elles indiquent vos recettes et vos dépenses, ce qui vous permet d'évaluer la santé financière de votre entreprise.

« Grâce à nos factures en ligne, nous pouvons facilement interpréter nos résultats et voir exactement où nous en sommes en termes de chiffre d'affaires ». Jona Van Laer, fondateur de Tuinjan

Les différents types de factures

Les factures sont comme les bières blondes : certaines sont très bonnes et d'autres pas vraiment (vous avez déjà goûté une Budweiser ?). De manière générale, il existe 8 différents types de factures.

  1. Comme son nom l’indique, la facture standard contient des informations standards et elle est utilisée par défaut.
  2. La facture commerciale est utilisée lorsque vous expédiez des marchandises d'un pays à un autre.
  3. Pour les grands projets, par exemple dans le bâtiment, vous pouvez envoyer une facture périodique chaque fois qu'une phase est terminée. De cette façon, vous générez également des recettes pendant le projet.
  4. Vous ne facturez pas des produits ou services mais des heures à un taux fixe ? Si c'est le cas, veillez à l'indiquer clairement sur une feuille de temps ou via l'enregistrement des heures travaillées. Ce type de facture est très utilisée par les consultants et les agences.
  5. En ce qui concerne les clients pour lesquels vous travaillez en continu, vous établissez une facture récurrente à intervalle régulier. Par exemple à chaque fin de mois.
  6. La facture pro forma vous permet de donner le prix estimé de certains biens ou services. Elle est souvent identique à votre devis.
  7. Dans le cas d'une facture basée sur la valeur d'un service ou produit fourni, le montant dépend de la quantité de travail effectué. C'est particulièrement utile si vous pouvez déterminer à l'avance la valeur d'un produit ou service.
  8. Une facture avec un prix forfaitaire est parfaitement indiquée pour les projets dont les attentes sont clairement définies. Elle est utilisée en particulier par les travailleurs indépendants.

Quel type de facture établir pour quel type de projet ? Et quels sont les pièges à éviter ? Cet article de blog vous aidera à y voir plus clair.

Comment faire une facture ?

Une facture est généralement composée de 3 parties : l'en-tête de facture, les lignes de facture et le montant de la facture. Oui, parfois c'est aussi simple que ça. Chaque composante contient un certain nombre d'éléments obligatoires.

Dans l'en-tête de facture, vous indiquez vos coordonnées ainsi que :

  • le mot « facture » de façon claire
  • la date de création et le numéro de série
  • la raison sociale et la forme juridique de votre entreprise (SA, SPRL, etc.)
  • votre adresse complète
  • vos coordonnées bancaires
  • votre numéro de TVA, d’entreprise (Belgique) ou de SIREN (France)
  • la date de livraison des biens ou services

Vous devez aussi inclure les coordonnées de votre client dans l'en-tête de facture :

  • la raison sociale de l'entreprise
  • l’adresse complète
  • le numéro de TVA

Dans les règles de facturation, vous décrivez les biens et services et leur quantité. Il y a deux façons de procéder en indiquant :

  • les différentes phases et le prix unitaire correspondant
  • votre taux horaire et le temps passé sur chaque phase du projet

Cet exemple de calcul clarifie immédiatement les choses.

Vous indiquez dans le montant de la facture :

  • le montant net (montant hors TVA)
  • le taux et le montant de la TVA
  • le montant total
  • le délai de paiement
  • les modalités de paiement

Les conditions générales sont comme les règlements de copropriété : personne ne les lit. Cependant, il peut s'avérer judicieux de les indiquer sur votre facture, même si ce n'est pas obligatoire. Attention : si votre facture est destinée à un particulier, vous devez indiquer ces conditions générales sur votre devis. Pour les entreprises, la mention de votre site internet suffit.

Modèles de factures

Les bons artistes copient, les grands artistes volent. (Picasso) Et cela s'applique tout aussi bien à l'établissement de factures. Utiliser des factures existantes est l’une des astuces les plus efficaces. Ça vous fera gagner beaucoup de temps.

Problème : vous ne savez pas quelles factures ont été établies selon les règles de l'art. C'est pourquoi nous avons créé trois modèles pour lesquels même le contrôleur fiscal le plus strict ne trouverait rien à redire.

Quand établir une facture et l'envoyer ?

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Quand établir une facture et l'envoyer ?

Si facturer vous prend autant de temps que de préparer un repas pour deux cents personnes, vous avez un problème. Car une fois un projet terminé, il vaut mieux envoyer votre facture le plus rapidement possible.

Le délai est fixé au 15ème jour du mois suivant la réalisation de la vente ou la prestation de service. Si, par exemple, vous livrez des marchandises à l'un de vos clients le 23 avril, vous avez jusqu’au 15 mai pour établir et envoyer votre facture.

Il est donc conseillé de ne pas attendre. Au début du mois, vous devez habituellement débourser beaucoup d'argent. Si vos clients paient leurs factures rapidement, vous déboursez plus facilement les sommes dues. Dans tous les cas : respectez les échéances. Autrement, le gouvernement pourra vous infliger des amendes.

Votre client est un travailleur indépendant ou une entreprise ? Il dispose alors de 30 jours pour régler la facture, à compter de sa date de réception. Vous pouvez ne pas respecter cette règle mais, dans ce cas, vous devrez écrire cette clause noir sur blanc. Il n'y a pas d'échéance fixe pour les particuliers, mais il existe un « délai raisonnable ». En pratique : une à deux semaines. Pour éviter toute contestation, vous pouvez inclure un délai de paiement dans les conditions générales de votre facture.

OK d'accord, le client est roi. Mais que faire s'il ne paie pas votre facture ? Lui envoyer des tonnes d'e-mails ? Embaucher quelqu'un pour le harceler ? Heureusement que non. Voici une solution efficace en 4 étapes simples.

La facturation en ligne : comment ça marche ?

Votre imprimante indique à nouveau que les cartouches d'encre sont vides, l'adresse du destinataire ne rentre pas sur l'enveloppe et, même s'il est très beau, le monument sur le timbre n'apporte rien d'un point de vue esthétique. Les factures papier vous coûtent du temps, de l'argent et votre sérénité. En effet, comment pouvez-vous être sûr que votre facture arrivera bien à destination ?

De plus en plus de travailleurs indépendants éditent leurs factures en ligne avec un outil en ligne. Cela présente 3 avantages :

  1. Un gain de temps considérable. Avec un logiciel, vous pouvez créer une facture dans votre propre style en quelques clics. L'enregistrement, l'envoi et le traitement se font aussi en ligne et donc plus rapidement.
  2. Vous faites des économies. Le coût de revient du logiciel reste généralement le même, quel que soit le nombre de factures envoyées. Enveloppes, papier, cartouches d'encre, timbres... Vous n'en avez plus besoin.
  3. C'est simple comme bonjour. Vous êtes certain que votre facture parviendra à la bonne personne. De plus, il ou elle peut accéder à votre facture n'importe quand : sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, au bureau, en vacances ou dans le rayon biscuits apéritifs d’un Carrefour.

Facturation en ligne ou facturation électronique : même chose ?

Non, une facture en ligne est créée et envoyée via un logiciel et c'est un fichier PDF, Word ou Excel. C’est généralement suffisant pour la plupart des travailleurs indépendants. En revanche, une facture électronique est une facture au format XML (conforme à la norme européenne PEPPOL, version 2 ou 3) Insérez émoji nerd ! Les fournisseurs du secteur public ont l'obligation d'établir des factures électroniques.

Envie de tout savoir sur la facturation en ligne ? Message reçu ! Nous avons établi la liste des informations utiles.

« Au début, vous arrivez à établir vos factures manuellement. Mais ça ne dure pas. Jusqu'à maintenant, Teamleader m'a permis de gagner en efficacité et d'éviter frustration et perte de temps. » Laurent Debaere, fondateur et directeur de Berdea

Découvrez Teamleader, l'outil qui vous simplifie vraiment la facturation

Teamleader est un logiciel qui combine CRM, gestion de projet et facturation dans un même outil simple d'utilisation. Créez, envoyez et traitez vos factures en quelques clics. Les devis sont convertis en facture en moins de deux, chacun de vos documents est aux couleurs de votre entreprise et vos clients paient en ligne en toute simplicité.

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Robin Van Cleemput

Robin ha ricoperto molti ruoli durante i suoi anni in Teamleader: un content writer, un content manager, un brand marketeer. In questo momento, si è stabilito nel suo ruolo di creativo a tutto tondo che fa brainstorming di concetti, co-crea campagne e contribuisce al copy sia lungo che corto. È anche noto per prendere il microfono agli eventi Teamleader, e crede fermamente nell'essere pigro-intelligente. Parlate con lui di content marketing, arti marziali e grande musica. E porta una birra artigianale. È hipster almeno per un quarto.

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