Perché le agenzie adorano il modulo di gestione dei progetti Teamleader? Abbiamo parlato con cinque agenzie europee per scoprirlo. Come usano il nostro strumento? In che modo Teamleader li ha aiutati a rispettare le scadenze, tenere i budget sotto controllo e rendere soddisfatti i clienti? Continua a leggere per scoprire come più di 1800 agenzie sfruttano al meglio il nostro software.
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Perché pensi che le agenzie lavorino così bene con Teamleader?
Kenneth: “É un software davvero molto flessibile. In un’agenzia ci sono così tanti compiti e responsabilità e ognuno è abituato al proprio modo di lavorare. Teamleader è l’unico strumento che finora ci ha aiutato a unire i collaboratori, senza costringere nessuno a iniziare a lavorare in modo diverso."
Jannis: “Ora gestiamo 110 progetti contemporaneamente - rispetto ai 65 di prima senza Teamleader. Abbiamo aumentato la nostra capacità, risparmiato soldi e ottenuto di più.”
“Ora gestiamo 110 progetti contemporaneamente - rispetto ai 65 di prima senza Teamleader.
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Come pianifichi i progetti con Teamleader?
Jannis: “Con Teamleader la transizione dalla proposta al preventivo è molto fluida. Abbiamo importato tutti i nostri servizi all’interno di Teamleader in modo che possiamo inserirli facilmente nei preventivi. Possiamo aggiungere automaticamente anche nomi, prezzi,descrizioni dettagliate e persino traduzioni. E’ anche possibile creare un template: impostando messaggi di default puoi personalizzarli facilmente e aggiungere un link a CloudSign. Si tratta di una piattaforma online molto utile dove i clienti possono controllare e approvare i preventivi. Una volta che un preventivo è stato approvato, lo trasformiamo immediatamente in un progetto”.
"Una volta che il cliente approva il nostro preventivo, lo trasformiamo immediatamente in un progetto”.
Koen: “Quando un cliente approva un preventivo, iniziamo a pianificare. Convertiamo automaticamente il preventivo in un progetto e creiamo una panoramica generale delle risorse e dei costi necessari.”
Successivamente come eseguite il follow up su quei progetti?
Kenneth: “Dividiamo tutti i compiti durante le riunioni sullo status, che si tengono tre volte alla settimana. So che sembra molto, ma dividere il lavoro richiedeva ancora più tempo. Abbiamo molti clienti diversi tra loro e dobbiamo essere sicuri che ogni membro del team abbia abbastanza da fare - ma non troppo. Il nostro calendario Teamleader è un aiuto incredibile per gestire le diverse agende . Una combinazione tra gli incontri regolari e la panoramica sulle agende di tutti è necessaria per consegnare ogni progetto in tempo. Ha migliorato davvero molto la nostra comunicazione interna.”
“Il nostro calendario Teamleader è un aiuto incredibile per gestire le diverse agende.”
Arlette: “Quando una proposta viene creata o chiusa riceviamo una notifica. La trasformo in un progetto e organizziamo un briefing interno con gli account manager. Sono anche un grande fan della funzione calendario - ma a Sales Care, sono io a pianificare tutto nelle agende dei consulenti”.
Jannis: “Per ogni nuovo progetto crei dei traguardi basati semplicemente sul tuo preventivo . Dopodiché dividi ogni traguardo in diversi task e incontri. È facile assegnare task e responsabilità ai tuoi colleghi: usiamo la funzione per la pianificazione del progetto per controllare le loro agende e inserire i task nei loro spazi vuoti.”
“E’ facile assegnare ruoli e responsabilità: usiamo la funzione per la pianificazione del progetto per inserire i task in spazi vuoti.”
Koen: “Ogni settimana i nostri project manager tengono un meeting sullo status con il nostro CEO e passano in rassegna ogni progetto. Verifichiamo se siamo sulla buona strada per ogni traguardo e valutiamo anche ogni ruolo nel team. Tutti i dipartimenti hanno i loro target, che va dal marketing fino al nostro ufficio informazioni. Sappiamo come lavora ogni membro del team di progetto. Questo ci dice molto sulla nostra reale crescita e ci aiuta a fare stime migliori per la fatturazione.”
“Sappiamo come lavora ogni membro del team di progetto. Questo ci dice molto sulla nostra reale crescita.”
Teamleader vi aiuta a svolgere attività che prima facevate manualmente?
Kenneth: “Ieri un cliente mi ha chiesto di creare un piano di comunicazione per un grande evento. In primo luogo, ho creato un preventivo che includeva stime sul prezzo e sulle tempistiche per le consegne ad esempio di presentazioni e articoli. Successivamente l’ho convertito in un progetto, trasformando ogni oggetto da consegnare in un traguardo. Adoro l’opzione per aggiungere le date di scadenza per ogni traguardo: Teamleader mi invia dei reminder automatici quando si avvicina una scadenza. Invece di creare un progetto manualmente, dividerlo in task o impostare dei reminder per me e il mio team, lo strumento lo fa al posto mio.”
“Adoro l’opzione per aggiungere le date di scadenza per ogni traguardo: Teamleader mi invia dei reminder automatici quando si avvicina una scadenza.”
Koen: “Teamleader combina funzioni quali il CRM, la gestione di progetto e la fatturazione in un unico strumento. Lo adoro. Ero solito dover districarmi tra diversi strumenti. Adesso la transizione da un preventivo a un progetto e dal progetto alla fattura avviene quasi automaticamente. Questo ci fa risparmiare moltissimo tempo.”
Jannis specialmente è una grande fan della connessione tra il monitoraggio del tempo e la fatturazione. “I membri del team di progetto monitorano il tempo che dedicano ad ogni task. Quando il progetto è finito un project manager può fatturare quel progetto in un attimo - sia che la fattura sia basata sul monte ore lavorate o su un prezzo fisso per ogni traguardo.”
Arlette: “La funzione di monitoraggio del tempo è davvero facile da usare. Invece di accenderlo la mattina tieni traccia del tempo all’interno di Teamleader ogni volta che hai finito qualcosa o che fai una pausa. È più semplice e le fatture sono molto più accurate.”
Quali collaboratori usano Teamleader? E quali funzioni usano più spesso?
Jannis: “I project manager devono avere una panoramica immediata di tutti i progetti ovviamente. Qual è lo status, come stanno andando le cose? Siamo ancora all’interno del budget e se non lo siamo perché? Chi ha firmato determinati documenti? Puoi cambiare in una panoramica a elicottero per avere più dettagli in tempo zero. Ma Teamleader non lo usano solo i nostri project manager - siamo tutti coinvolti. I creativi usano lo strumento per monitorare il tempo e tenere traccia dei task. Noi del team gestionale usiamo il software per una panoramica di tutti i progetti in corso e per avere una migliore previsione sul budget.”
"Noi del team gestionale usiamo il software per una panoramica di tutti i progetti in corso e per avere una migliore previsione sul budget.”
Arlette: “Quando abbiamo fatto la prova gratuita mi sono convinta immediatamente: questo è perfetto per un project manager ma anche molto valido per gli account manager e consulenti e sviluppatori... Hanno davvero preso in considerazione ogni ruolo presente in una organizzazione.”
“Teamleader è perfetto per project manager ma anche per account manager, consulenti, sviluppatori... Hanno davvero preso in considerazione ogni ruolo presente in un una organizzazione.”
Usi Teamleader per fare più facilmente il follow up dei progetti, perdi meno tempo sulle questioni amministrative e le fatture sono più veloci e più precise. Ci sono altre funzioni di Teamleader che usi di frequente?
Koen: “Grazie al rapporto dell’incontro ognuno può accedere al rapporto, quando e dove vuole.”
Arlette: “Sono una grande fan del rapporto dell’incontro per vedere quali attività sono state completate. L’email contenente il report viene aggiunta al monitoraggio del progetto, permettendomi di vedere chiaramente cosa è già stato fatto e cosa non è stato fatto. Questo è essenziale per un project manager”.
Jannis: “Il modulo Ticket ha migliorato molto la nostra comunicazione interna e ha reso la vita dei nostri project manager molto più facile. Quando le persone vedono un errore creano un ticket. Questo ticket viene collegato al team che sta fornendo il servizio e il project manager ha una panoramica di tutte le domande in attesa di risposta all’interno di Teamleader.”
“Il modulo ticket ha migliorato molto la nostra comunicazione interna e ha reso la vita dei nostri project manager molto più facile.”
Kenneth: “Ogni strumento si definisce user friendly ma questo lo è davvero. Teamleader è sempre aperto nel mio browser e lo uso senza nemmeno pensarci. Ero solito dover fare i conti con cambiamenti all’interno della mia pianificazione - il che nel nostro settore succede spesso - ma adesso semplicemente sposto le attività avanti e indietro senza perdere nessuna data di scadenza.”
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